Redacción Gedesco | 1 Julio 2015 | General

Ventajas de la factura electrónica

Ventajas de la factura electrónica

Las facturas electrónicas están ganando terreno a los procesos de facturación en papel. Uno de los principales motivos es que las facturas electrónicas permiten reducir los costes relacionados con la gestión de documentos entre un 50% y 80%. Además, el ahorro que supone la factura electrónica se hace notable en los primeros seis meses desde que se ponen en marcha los procesos de facturación.

Esta ventaja está consolidando el uso de facturas electrónicas en las empresas, debido a que es una forma de reducir gastos para poder destinar el dinero ahorrado a las deudas pendientes. Además, en relaciones comerciales con la Administración Pública en España, es obligatoria la emisión de facturas electrónicas.

A nivel europeo, se estima que las empresas llegan a ahorrar una media de 40.000 millones de euros con la automatización de los procesos de facturación. De esta forma, se espera que de aquí en adelante aumente en un 20% las facturas electrónicas por parte de las empresas, debido a la gran oferta existente de programas de facturación telemática.

En este escenario, cada vez son más las empresas interesadas en la aplicación de la gestión documental a los procesos de facturación. Por todo ello, vamos a profundizar aún más en las ventajas que puede tener la factura electrónica para las empresas.

Principales ventajas que reportan las facturas electrónicas a las empresas

  • La factura electrónica no requiere de procesos de impresión, mensajería o almacenamiento, lo que conlleva una reducción de costes procedentes de estos servicios. Al margen del importante ahorro en papel que se genera.
  • También supone un ahorro de almacenaje. Al no tener que guardar las facturas físicas, la empresa no necesita destinar un espacio para ello, reduciendo así costes de alquiler, electricidad, etc.
  • La factura electrónica es más eficiente e inmediata. Los tiempos de espera mejoran, ya que la factura electrónica se puede enviar a través del e-mail, consiguiendo, de esta manera, un envío prácticamente inmediato.
  • Es un sistema en el que se ahorra tiempo. Los procesos administrativos con la factura electrónica son más rápidos y eficaces. También a la hora de encontrar información sobre una factura en concreto, así como procedimientos de cobro.
  • Se gana en seguridad. La factura electrónica ofrece a los usuarios una garantía de integridad y la autenticación del emisor.
  • Se contribuye a la conservación del medio ambiente. Gracias a la utilización de la factura electrónica, se disminuye el uso de papel, pero también de tinta, tóner, así como energía.
  • Los procesos administrativos se optimizan. La facturación electrónica reduce las tareas reiteradas y/o duplicidades. Evita las posibilidades de un error humano.
  • Da buena imagen de cara a los clientes. Se percibe como una empresa puntera en últimas tecnologías, preocupada por la innovación, y que se diferencia de la competencia.
  • Los documentos están bien guardados y almacenados en formato digital, por lo que están disponibles mucho más tiempo que los que están en papel, y se pueden consultar en cualquier momento.
  • La factura electrónica reduce las posibilidades de falsificación de documentos, así como pérdidas de los mismos. La empresa cuenta con la documentación veraz y almacenada.
  • La factura electrónica dinamiza tanto los procesos de cobro, como los de pago, además de facilitar la visibilidad de casos de morosidad.
  • Facilita la búsqueda y entrega de documentación a información solicitada en casos de inspecciones.
  • Da la posibilidad a la empresa de presentarse a concursos públicos. La Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, y la Ley 30/2007 de Contratos del sector público establecieron como obligatorio el uso de la factura electrónica en la contratación con el sector público estatal. Con esta medida se prevé que, en el futuro, la factura electrónica sea obligatoria en cualquier tipo de empresa.

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