Redacción Gedesco | 12 Febrero 2013 | Consejos para empresas

Reglas para hacer una buena reunión

El otro día vi en Twitter un cartel que resumía las reglas para una buena reunión (para colgarlo en la puerta de la sala de reuniones), y he querido compartirlo:

RULES FOR A GOOD MEETING:

0. Do we really need to meet?

1. Schedule a start, not an end to your meeting – its over when its over, even if that’s just 5 minutes.

2. Be on time!

3. No multi-tasking … no device usage unless necessary for meeting.

4. If you’re not getting anything out of the meeting, leave.

5. Meetings are not for information sharing – that should be done before the meeting via email and/or agenda.

6. Who really needs to be at this meeting?

7. Agree to action items, if any, at the conclusion of the meeting.

8. Don’t feel bad about calling people out on any of the above; it’s the right thing to do.

En resumen, y aunque el cartel se explica solo, nos deberíamos preguntar cada vez que vamos a hacer una reunión de trabajo, especialmente esas que son internas de los equipos, si todas las personas que están convocadas son totalmente necesarias y si es necesario reunirse: Muchas veces nos reunimos solamente para repetir algo que ya hemos oído y ya sabemos.

Por otro lado, es importante dejar claro para qué sirve la reunión: no es para compartir información (eso se puede hacer antes por e-mail) sino para debatir y tomar decisiones a partir de una información. Si no cumplimos esta regla, la mayoría de reuniones se dividen en un 90% de tiempo dedicado a enseñar información y un 10% (a veces menos, incluso 0) dedicado a debatirla y tomar las decisiones.

También es importante evitar usar “cosas” (iPhone, ordenador, tablet) que no tengan nada que ver con la reunión. Es muy apetecible, en un momento de concentración, abrir el e-mail (o Facebook, o Twitter…), pero realmente sólo provoca que nos desconectemos totalmente. Si la reunión fuese la escuela de primaria, justo en ese momento alguien nos preguntaría “¿Juanito, qué acabo de decir?”, y Juanito acabaría fuera de clase.

Precisamente en este último punto es donde se nota el espíritu americano del decálogo: Invita a echar a alguien de la reunión que o no es necesario o no añade nada. Aquí es muy violento imaginar que en un momento pedimos a alguien que se vaya… pero si lo empezásemos a aplicar, quizás las reuniones durarían menos y serían mucho más productivas.

¿Cumplís todas las reglas?

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