Redacción Gedesco | 8 Enero 2014

¿Qué es y qué requisitos ha de cumplir una factura electrónica?

La factura electrónica es una equivalente a la tradicional “en papel” y que sustituye a ésta en base a una transmisión del documento entre emisor y receptor por vía electrónica. El uso de este sistema permite ahorrar costes, mejorar la eficiencia y reducir tiempos de gestión y un flujo más ágil de las transacciones con clientes y proveedores.

Para que una factura electrónica tenga validez se requiere el consentimiento de emisor y receptor a utilizar este vía de transmisión. Pero además estos documentos han de cumplir una serie de requisitos. La factura ha de emitirse en un formato electrónico, sirven la mayoría de los formatos que se utilizan habitualmente como el XML, DOC, PDF, XLS, GIF, JPEG, etc.

Dicho documento se ha de transmitir por vía electrónica, sin que haya un mecanismo estandar en este aspecto. Sirve cualquier sistema: correo electrónico, programas de gestión que permitan el intercambio de información con clientes y proveedores, o cualquier otro soporte que permita la comunicación entre las partes.

Hasta aquí podríamos pensar que una factura emitida con estos formatos y enviada por e-mail ya es una factura electrónica, sin embargo no es así ya que otro de los requisitos a cumplir es el de que éstas deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

La normativa indica que la firma electrónica avanzada ha de estar basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas. ¿Cómo se sabe que la firma generada se ha hecho mediante un dispositivo seguro? En este caso un dispositivo seguro para la generación de firmas ha de ofrecer, al menos, las siguientes garantías:

  • Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto.
  • Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente encada momento.
  • Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros.
  • Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma.

La factura electrónica nos permite el aprovechamiento de las nuevas tecnologías en el envío y gestión de las facturas, así como en la automatización de estos procesos. Sin embargo sólo se admite bajo estos criterios, que aportan seguridad al sistema.

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