Una factura es el documento contable que acredita e informa de la venta o prestación de un producto o servicio. Funciona como una prueba física de la realización de una operación comercial de forma legal. Además, certifica la validez de la operación ya que es un comprobante del pago de la misma.
Existen tres tipos de facturas:
• Las ordinarias: Son las más comunes, se encuentran en todos los comercios ya que son aquellas que documentan operaciones comerciales.
• Las rectificativas son aquellas que, total como su nombre lo indica, rectifican los errores realizados en una o más facturas previas. Se usan en caso de devoluciones de los productos o también para las comisiones por volumen.
• Las facturas recapitulativas: Sirven para documentar un conjunto de facturas emitidas durante un determinado período de tiempo, simplificando así el registro a la hora de declarar, es esa una de las ventajas. Cabe destacar que para poder hacer de este tipo de factura un documento válido, las facturas que se adhieran a la recapitulativa deben ser anuladas.
A continuación se explica qué significa una factura, cómo se pueden calcular, cuáles son sus partes obligatorias y qué es el número de factura.
¿Qué significa factura?
La factura representa el justificante de cualquier operación comercial. Sin una factura, la operación no es válida a efectos formales. Por tanto, aunque la operación se haya realizado de forma efectiva, no cumple con los requisitos para considerarse legal. Esto tiene una serie de consecuencias.
Partes de una factura
Estas son las partes obligatorias que deben aparecer en una factura:
• Número de factura, que seguirá una numeración correlativa: Es recomendable crear una serie de numeración nueva para cada año. Las facturas serán válidas siempre que la correlación entre ellas se mantenga
• Fecha de emisión de la factura
• Fecha de vencimiento de la factura, que señala el plazo para su pago
• Datos fiscales del emisor: Lo componen los siguientes:
o Nombre del autónomo o nombre fiscal de la empresa
o Número de Identificación Fiscal o Código de Identificación Fiscal
o Domicilio fiscal
o Código postal
o Población
o Teléfono
o Correo electrónico
• Datos fiscales del cliente
• Concepto
• Tipo impositivo aplicado: Describe los impuestos que se aplican por cada uno de los conceptos de factura. Para cada uno de ellos, tenemos que especificar el tipo de IVA que se aplica, así como el porcentaje de retención de IRPF, si corresponde. Dependiendo del pago del IAE así como el porcentaje de IVA que debe aplicarse, que puede ser del 21%, del 10% si se aplica el IVA reducido o del 4% si corresponde el IVA súper-reducido.
• Información del Registro Mercantil: Se indica el tomo y folio de la inscripción de la empresa.
¿Qué es el número de una factura?
La Ley obliga a que todas las facturas cuenten con un número para que sean válidas. Éste es un código que identifica la factura y la diferencia de otras ya realizadas. No puede haber dos facturas del mismo año con el mismo número.
El emisor de la factura es el que elige el número. Pero tiene que ser correlativo con el número de factura anterior.
El hecho de que una empresa emita facturas sin incluir el respectivo número de factura puede causar inexactitud en la contabilidad de sus finanzas. Así, si debido a una mala contabilidad, los datos de facturación no son suficientes para determinar la base imposible, la Agencia Tributaria tiene el derecho a descartar la contabilidad del contribuyente. Por lo general para una empresa esto suele representar una desventaja financiera, especialmente en lo referente a las evidencias de auditoría. Además, debido a efectos formales, las estimaciones son difícilmente justificables.