Redacción Gedesco | 1 Enero 2016 | Artículos y novedades sobre el Factoring.

Por qué trabajar con facturas en formato digital

Por qué trabajar con facturas en formato digital

Las facturas digitales son al fin y al cabo facturas, con la misma validez legal que una factura en papel, y la misma función de justificar una entrega de un bien o una prestación de un servicio. La factura digital se expide y se envía en formato electrónico, por lo que también se almacena de la misma manera.

Una factura electrónica acorta el ciclo de tramitación, incluso el de cobro, además de reducir los posibles errores humanos. Es más barata, ya que se ahorran los costes de impresión y envío. También es más accesible, puesto que se puede acceder a las facturas almacenadas de forma rápida y ágil. En consecuencia con lo anterior, es una forma de ahorrar espacio, ya que al tenerlas almacenadas en formato digital no necesitamos sitio para guardarlas físicamente. Conservar las facturas en formato digital contribuye al medio ambiente, ya que eliminamos el consumo de papel.

Además, facilita la lucha contra el fraude fiscal y mejora el servicio al cliente, en el caso de que sea necesario revisar algún dato de facturación.

En resumen, sustituir la factura tradicional en papel, por la factura digital en las empresas, mejora la gestión y contribuye a la modernización del sistema económico, y el desarrollo de la Sociedad de la Información.

Normativa de la factura electrónica

Una factura electrónica es una alternativa a la tradicional, con la misma validez legal, pero necesita el consentimiento del destinatario para poder expedirla. Todas las facturas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que se encarga de regular la facturación. Por tanto, señala las normas que deben cumplir las facturas, ya san en papel o electrónicas. Esta normativa recoge los siguientes aspectos:

  • Obligatoriedad en la expedición de la factura
  • Descripción de los tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
  • Explicación de la expedición de facturas por parte de terceros.
  • Qué debe llevar el contenido de la factura.
  • Los requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
  • Especificidades  propias de la factura electrónica.
  • Los plazos de pago.
  • Regímenes especiales.
  • La conservación.

Requisitos de la factura digital

Las facturas en formato digital deben garantizar la legibilidad, en este caso del programa informático que se encargue de realizarla o enviarla. Además, los otros dos requisitos que debe cumplir son la autenticidad y la integridad. Ambos deben garantizarse de las siguientes formas:

  • Firma electrónica con un certificado reconocido
  • Intercambio electrónico de datos EDI
  • Otros medios que el emisor y receptor de la factura electrónica hayan comunicado a la Agencia Estatal de la Agencia Tributaria, previamente a su utilización y ya se hayan validado.
  • Control de gestión puntual de las actividades empresariales, siempre que sea una autoría fiable.

Además, dentro de las facturas digitales, encontramos dos tipos: la factura digital con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado. En cualquiera de los casos son documentos en los que se especifica y demuestra el traspaso de un bien o la prestación de un servicio, y que se transmiten por redes, como Internet. Sin embargo, en un caso se facilita el tratamiento automatizado, y en el otro no.

  • Formato estructurado. Aquellas facturas que pueden generarse por sistemas informáticos de facturación del emisor de la factura, y tramitadas de forma automatizada por los sistemas del receptor. Estos sistemas son los que utilizan el lenguaje XML, como por ejemplo, UBL o Facturae, EDIFACT, etc.
  • Formato no estructurado. Aquellas que son, básicamente, una imagen. Implica que el proceso para pasar a formar parte de sistemas informáticos, requiere de una intervención humana. Este proceso es más costoso y menos automatizado que el anterior. Este tipo de facturas son las que se guardan en ficheros PDF o facturas e papel escaneadas.

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