Redacción Gedesco | 16 Noviembre 2015

Para qué necesitan las empresas un certificado electrónico o digital

Para qué necesitan las empresas un certificado electrónico o digital

El certificado electrónico o digital puede ser un elemento muy útil para las empresas, pues la Administración inició hace años un proceso de actualización que permite que hoy día muchos trámites empresariales puedan realizarse de forma telemática, es decir, utilizando Internet para ejecutarlos.

Las ventajas son obvias. Ahorro de tiempo, ya que no es necesario realizar gestiones con la Administración físicamente, esperando colas, atascos hasta el punto de atención, etc. En segundo lugar, se aporta eficiencia a los recursos humanos de una empresa, puesto que no será necesario que nadie acuda a la ventanilla para realizar ésta o aquella gestión. Por último, tenemos más tiempo para recopilar la información que sea necesaria, sin poner en riesgo el envío de la misma fuera de plazo. Todo esto, a su vez, genera un ahorro económico para las corporaciones.

Analizadas las ventajas más o menos obvias de contar con un certificado digital, explicamos a continuación cómo obtenerlo.

Cómo conseguir un certificado digital

Existen dos modalidades posibles. Tenemos por un lado el certificado digital insertado en una tarjeta. Para entendernos, este modelo podría ser el DNIe o DNI electrónico, del que seguro hemos oído hablar en alguna ocasión (aunque realmente muy pocos ciudadanos lo utilizan). La otra opción es la obtención de un certificado por medio de un fichero software que se guarda en nuestro ordenador, y que sirve para decirle a la Administración que somos una determinada empresa.

Para obtenerlo es necesario que, efectivamente, certifiquemos que somos representantes legales de esa empresa, por lo que para conseguir un certificado digital es necesario realizar previamente una acción muy poco digital: personarnos físicamente en las oficinas de una Autoridad de Registro, encargadas de corroborar la identidad del usuario en cuestión. Existe una página web en donde nos ubican las oficinas que se encargan de ello, para que puedas ver cuál es la que está más cerca de tus instalaciones.

En el caso que nos ocupa, vamos a centrarnos en los pasos y beneficios del certificado electrónico conocido como software. Sería el que se instala en nuestro ordenador. Tras la gestión física, nos enviarán el archivo al correo reseñado y deberemos realizar, siempre desde el mismo navegador, todo el proceso de instalación que nos indiquen en ese correo electrónico.

Qué gestiones podré realizar

  • Crear una empresa. Al margen de un certificado digital, necesitarás toda la documentación que te requerirán, en función del tipo de empresa que quieras crear. Pero, lo cierto es que sí puedes abrir una empresa de forma telemática con un certificado electrónico (DUE).
  • Presentación del modelo 036. Este formulario sirve para notificar a Hacienda qué tipo de actividad vas a llevar a cabo en el caso de los autónomos. En él se especificará la modalidad de IVA a la que vas a acogerte, así como los datos fiscales y otra serie de datos relacionados con la actividad por cuenta propia.
  • Presentación del modelo 037. Ante la dificultad de rellenar el anterior, existe el modelo 037, más sencillo y que se ha creado con la intención de facilitar los trámites burocráticos a la hora de dar de alta una actividad.
  • Dar de alta un trabajador. Las gestiones presentadas con anterioridad hacen referencia al inicio de actividad, aunque también pueden realizarse otro tipo de gestiones de forma telemática, tras un tiempo ejerciendo. Por ejemplo, la contratación de empleados. Existe el portal Contrat@, en donde, con el correspondiente certificado digital podrás presentar contratos de trabajo al Servicio Público de Empleo, sin necesidad de acudir físicamente a ninguna oficina de la Seguridad Social.
  • Legalización del Libro Diario y de inventarios y cuentas anuales. Incluso gestiones más complejas como ésta pueden realizarse de forma telemática en la página de los Registradores de España. Para este caso, además del certificado digital, será necesario el uso de un programa específico denominado Legalia.

Además de éstas se pueden realizar otras gestiones. Esto no significa que cualquier persona tenga, posteriormente, los conocimientos necesarios para rellenar la documentación requerida. Sin embargo, sí es una buena noticia el hecho de que ciertas gestiones puedan hacerse bajo esta modalidad.

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