Redacción Gedesco | 13 Mayo 2016 |

Libros de Registro que debe tener una Sociedad Mercantil

Libros de Registro que debe tener una Sociedad Mercantil

Un aspecto vital en la gestión de una Sociedad Mercantil, es la correcta utilización de una serie de libros y documentación que sirve para registrar el día a día de la empresa en cuanto a facturación y operaciones realizadas. En este sentido, es obligatorio que las entidades que se rijan por el Impuesto de Valor Añadido en sus operaciones, tengan convenientemente actualizados una serie de libros de registro que vamos a repasar a continuación. Son en total cuatro, y sus anotaciones deben estar correctamente realizadas, para evitar posteriores problemas con la Administración Pública. Las Sociedades Mercantiles se rigen, al igual que la mayoría de las corporaciones, por el IVA, de manera que ellas también están obligadas a tener la siguiente documentación, exigida por la normativa de este impuesto.

Libro de registro de facturas expedidas

La principal función de este libro es la de tener un correcto registro de todo el IVA que se ha ido acumulando en un periodo impositivo concreto. En este caso, se refiere únicamente al IVA que, como sujeto pasivo, se ha repercutido a los clientes a los que hemos emitido facturas por trabajos realizados.

Libro de facturas recibidas

En este caso, la función es exactamente la misma que en el anterior documento. Sin embargo, aquí se deben anotar y tener en cuenta las operaciones que conllevan un IVA soportado al adquirir bienes o servicios.

Registro de bienes de inversión y operaciones intracomunitarias

Existen otros dos libros que también se deben tener en cuenta en ciertas operaciones específicas derivadas de la actividad empresarial de la Sociedad. Por ejemplo, las adquisiciones de bienes de inversión conllevan una serie de deducciones. Para poder declararlas, es necesario que estén incluidas en el registro de bienes de inversión. Por otro lado, el libro de registro de operaciones intracomunitarias se utilizará para reflejar aquellas operaciones realizadas con otras empresas dentro del marco comunitario europeo. Estas acciones, por norma general, no tienen devengo. Aun así, deben quedar reflejadas.

Cómo se rellenan estos libros

Realmente, no existe un estándar o estilo básico para estos libros, siempre y cuando refleje claramente las operaciones anteriormente descritas. Sin embargo, sí existen una serie de requisitos mínimos que deben cumplirse. Por ejemplo, las operaciones deben anotarse por estricto orden de fecha. No puede haber ningún tipo de espacio en blanco entre unas operaciones u otras. Tampoco tendrán validez los libros de registro que tengan algún tipo de tachadura o raspadura. Otra norma fundamental a cumplir en este tipo de anotaciones es que las cantidades deben  estar expresadas en euros. Incluso si la operación se ha realizado en otra moneda. Para estos casos, lo que tendremos que hacer es trasladarla al valor de la moneda europea.

Los datos que, sí o sí, deben referirse en cada operación son:

  • Número, serie y fecha de expedición (o recepción en su caso) de la factura.
  • Los datos completos del emisor, incluido NIF si es otra Sociedad, o DNI en el caso de ser un trabajador autónomo.
  • Base imponible de la operación, el tipo de impuesto (ya que existen diferentes tipos de IVA, como el reducido, el superreducido u operaciones exentas), y otras anotaciones especiales, como por ejemplo si en esa factura nos estamos acogiendo al criterio de caja.

En cuanto a los libros de bienes de inversión y los de operaciones intracomunitarias se debe añadir más información sobre el bien adquirido, así como datos que ayuden a identificar la factura y documentos de aduana correspondientes. También es necesario, sólo en el libro de registro de bienes de inversión, especificar la fecha en la que se comienza a utilizar, la prorrata anual y la regularización anual de las deducciones.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.