Toda empresa que deba hacer frente al
Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), ha de llevar al día unos libros en los que se recojan los documentos (facturas) recibidos y emitidos por la sociedad. Concretamente, se debe tener un libro de facturas expedidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias.
- Los libros de facturas expedidas determina para cada periodo impositivo, el importe total del IVA que el sujeto pasivo o la empresa haya repercutido a sus clientes.
- Los libros de registro de facturas recibidas se encarga de determinar en cada periodo el importe de IVA soportado por el sujeto pasivo por sus adquisiciones, compras o importaciones de bienes, o por servicios recibidos o, en su caso, por los autoconsumos que realice.
- El libro de registro de bienes de inversión está específicamente diseñado para regularizar las deducciones por bienes de inversión.
- El libro de registro de determinadas operaciones intracomunitarias es el que determina en cada periodo impositivo, la situación de los bienes de cada operación, en tanto no tenga lugar el devengo de las entregas o adquisiciones intracomunitarias.
Cómo deben ser los libros
Todos estos libros registro deben ser claros, exactos y estar ordenados por fechas, sin espacios en blanco, ni interpolaciones, ni tachaduras, ni raspaduras. Los errores o las omisiones deben corregirse en cuanto se advierta de ellos, y las anotaciones que se realicen serán expresadas en euros y, si la factura hubiera sido expedida en otra moneda, es necesario que se realice una conversión a euros.
Qué anotar en los libros
En cada uno de ellos se debe anotar lo siguiente:
- Libro registro de facturas expedidas: cada una de las facturas expedidas, el número, serie, fecha de expedición, fecha de realización de la operación, así como el nombre, apellidos, razón social o denominación completa y NIF del destinatario. También deberá anotarse la base imponible de la operación, tipo impositivo, cuota tributaria e indicar si la operación se ha efectuado conforme al régimen especial del criterio de caja. Sí se permite realizar, para una misma factura varios asientos correlativos, siempre que se incluyan las operaciones que tributen a distintos tipos de IVA.
- En el libro registro de facturas recibidas: todas las facturas o documentos justificativos recibidos, incluso, los documentos de aduanas. El número de recepción, fecha de expedición, fecha de realización de la operación, además del nombre, apellidos, razón social o denominación completa y NIF del obligado a su expedición. La base imponible de la operación, tipo impositivo, cuota tributaria y si la operación se encuentra afectada por el régimen especial del criterio de caja.
- El libro registro de bienes de inversión: debe especificar los bienes adquiridos por el sujeto pasivo calificados como de inversión, y los suficientes datos para poder identificar las facturas y documentos de aduanas correspondientes a cada uno de esos bienes de inversión. Por cada uno, además, se debe anotar la fecha del comienzo de su utilización, prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede, de las deducciones. En el caso de los bienes de inversión dados de baja, se anotará la referencia precisa al asentamiento del Libro Registro de facturas emitidas, que recoge dicha entrega y la regularización de la deducción efectuada con motivo de la misma.
- Por último, en el libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias: operación y fecha, además de la descripción de los bienes con la respectiva factura de adquisición. Se debe anotar también el destinatario o remitente, indicando su Número de Identificación a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, razón social y domicilio, país de origen o destino de esos bienes y el plazo que se haya fijado para la realización de las operaciones.
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