Hasta hace poco menos de un mes, autónomos y empresas debían contar con un
libro de visitas. Un documento obligatorio que toda empresa y autónomo debía tener para que en el caso de que un inspector visite el establecimiento, lo solicitara y dejara constancia de su actuación. En él exponía su identidad, el cuerpo al que pertenece y las materias examinadas, así como las actuaciones que ha realizado.
El libro de visitas suponía una carga administrativa y una serie de gestiones añadidas a la hora de constituir y desarrollar una actividad empresarial. Por tanto, retrasaba la puesta en marcha de una empresa y dificultaba los inicios de la actividad empresarial. Con el objetivo de reducir esas cargas administrativas en las inspecciones de trabajo, el Ministerio de Empleo y Seguridad Social ha publicado una nueva normativa en el Boletín Oficial del Estado.
El proceso de eliminación del libro de visitas
Esta nueva iniciativa ha aprobado un nuevo modelo para las diligencias realizadas por los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, cuando acuden a centros de trabajo o en comparecencia de las empresas en las oficinas de la Inspección. La nueva regulación elimina definitivamente, 110 años después de que se instaurara, el Libro de Visitas de la Inspección. Tanto en formato físico como digital, el libro de visitas ya no es un obligado en todos los establecimientos sujetos a inspección.
Ya en el año 2013 se comenzó a modificar esta obligación. La ley de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, puesta en marcha ese año, sustituyó el tradicional libro de visitas en papel, por un libro de visitas electrónico, que se ha estado utilizando desde entonces hasta la puesta en marcha de esta nueva iniciativa.
De esta manera, las visitas de los inspectores de trabajo a las empresas ya no van acompañadas de un registro en un libro de visita. Sin embargo, sí tienen la obligación de dejar constancia de las actuaciones inspectoras que se realicen a las empresas o las comparecencias en las oficinas de la Inspección, tal y como se expone en la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. En esta ley se recoge que es obligatorio documentar por escrito cada actuación de los funcionarios inspectores de trabajo. A partir de ahora, los inspectores lo realizarán, pero utilizando medios digitales.
A partir de ahora, los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores Laborales, a la hora de realizar visitas a los centros de trabajo o las pertinentes comprobaciones por comparecencia en dependencias públicas, tendrán que extender la diligencia en el nuevo modelo previsto en el anexo de la nueva normativa. Podrán utilizarse, en todo caso, medios digitales. Los inspectores deberán extender una diligencia por cada una de las visitas o comprobaciones que realicen, en las que se reflejen los aspectos que se hayan examinado, además de las posibles incidencias, y conservarlo durante cinco años. La nueva Orden también contempla que el modelo pueda realizarse en versión bilingüe, adaptado a las lenguas cooficiales de determinadas Comunidades Autónomas.
Esta puesta en marcha supone una importante reducción de cargas administrativas, pero también un
ahorro aproximado de 700 millones de euros para las empresas.
