Redacción Gedesco | 31 Mayo 2013 |

Las obligaciones de las empresa ante el Registro Mercantil

Una buena parte de los actos celebrados por las sociedades mercantiles son públicos, el Registro Mercantil es la institución designada por la Ley para dar publicidad a esos actos. El Registro Mercantil es un organismo público en el que cualquier persona puede consultar, obtener copia o certificación de los actos allí inscritos. Por tanto las sociedades tienen ante este Registro determinadas obligaciones que han de cumplir.

En el momento en que la sociedad se crea, los administradores han de presentar en el Registro la escritura de constitución y los estatutos. El Registro revisará que ésas no contengan ningún defecto formal y asignará a dicha sociedad una hoja personal en la que se irán inscribiendo todos los actos posteriores. Si se procede a la disolución de la empresa con la inscripción de este acto se cerrará la hoja registral correspondiente.

Cualquier cambio en los estatutos o en el órgano de administración de la empresa requerirá una escritura ante notario que obligatoriamente habrá de inscribirse en el Registro Mercantil. La inscripción de los cambios derivados de la transmisión de participaciones sociales será voluntaria.

Así mismo las sociedades están obligadas a registrar las cuentas anuales y los libros contables. El plazo en que las cuentas y los libros han de ser formulados es de tres meses desde el cierre del ejercicio, hay un plazo posterior de otros tres meses para su aprobación por la Junta y el plazo de inscripción es de treinta días desde dicha aprobación, por lo que como muy tarde la presentación en el Registro se hará en el mes de Julio de cada año.

La falta de registro de las cuentas anuales puede suponer la apertura de un expediente sancionador que podría tener como consecuencia la imposición de una sanción que va desde los 1.200 hasta los 300.000 euros por cada ejercicio no presentado, se establece una prescripción de 3 años.

Una vez que haya pasado un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se hayan presentado en el Registro las cuentas anuales se podrá decretar el cierre provisional de la hoja registral de esa empresa y no se inscribirá ningún documento presentado con posterioridad, excepto la inscripción del cese o dimisión de los administradores, gerentes, directores generales o liquidadores; la revocación o renuncia de poderes y la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores, además de los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.

En lo que respecta a los libros contables, es de obligatoria legalización para los empresarios el libro de inventarios y cuentas anuales y el libro diario. El libro de inventarios y cuentas anuales será un documento único compuesto por el balance inicial detallado de la empresa; los balances de comprobación trimestrales a través de balances de sumas y saldos; el inventario de cierre del ejercicio articulado en un balance de cierre y las cuentas anuales.

El plazo de presentación de los libros es de un mes desde que se formulan, como hemos indicado la formulación debe hacerse como muy tarde a los tres meses del cierre. Por lo que el plazo de inscripción suele terminar en abril.

Foto: Flickr | sabanna

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