Una de las herramientas más efectivas para la gestión de las finanzas de la actividad empresarial es la planificación y el control presupuestario. La elaboración del presupuesto y el control de su cumplimiento y desviaciones ayudan sobre manera a fijar los objetivos económicos (tanto en el aspecto de los ingresos, gastos e inversiones) y vigilar que las acciones diseñadas para su consecución son las adecuadas para lograrlo.
Como hacer un buen control presupuestario
La elaboración del presupuesto nos obliga a fijar los objetivos y asignar los recursos de los que dispone la organización para alcanzarlos. Disponiendo de datos procedentes de ejercicios anteriores suele ser relativamente sencillo el proceso de elaboración del presupuesto en función de que se opte por una línea continuista o se decida cambiar el rumbo de la organización.
Una vez que el presupuesto queda fijado y empieza a aplicarse, se debe proceder al control de la actividad y verificar los resultados de la actividad para detectar en que grado se van cumpliendo las expectativas. Para ello debemos tener clara qué información necesitamos analizar para efectuar esos controles y cada cuánto tiempo debemos aplicar dichos controles.
Otro aspecto importante es establecer las actividades clave que son especialmente relevantes para alcanzar esos objetivos, bien porque son más sensibles a las deviaciones o, incluso, porque haya otras actividades que dependan su ejecución. Lógicamente los controles de estas actividades han de hacerse con mayor rigor y la desviaciones que se detecten en ellas tienen mayor importancia, por eso debemos poner especial vigilancia en ellas. Es inevitable que aparezcan las desviaciones, es imposible que la planificación se cumpla al 100%, y el hecho de detectarlas a tiempo nos va a permitir una gestión más efectiva de nuestros recursos.
Esas desviaciones pueden ser tanto positivas como negativas para la actividad y debemos ser capaces de reasignar esos recursos para trasladarlos de aquellas actividades donde las desviaciones son a nuestro favor hacia aquellas en las que se detectan carencias. No perdamos de vista que el presupuesto es una manera de plasmar una planificación estratégica de nuestra actividad para ese periodo, por eso es importante detectar donde se cumple esa planificación y dónde no, con el objetivo final de alcanzar el equilibrio que sirva para lograr las metas propuestas.