Redacción Gedesco | 10 Noviembre 2014 | Consejos para empresas

¿Cómo gestionas las cuentas a cobrar en tu negocio?

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Al realizar una venta comienza el proceso de cobro que puede alargarse más de la cuenta en función de cuándo se emita la factura y de las condiciones a las que se llegue con el cliente. Desgraciadamente los impagos en las empresas son una realidad bastante habitual, por lo que es necesario realizar una gestión adecuada de las cuentas a cobrar para reducir al mínimo el impacto de posibles impagos.

Combatir las dudas con planificación

Al iniciar un proceso de venta, siempre tenemos la duda de si nos va a pagar o no y ante la incertidumbre debemos contar con que hay un cierto porcentaje de impagos, para evitar problemas de liquidez. Y es que siempre hay riesgo de impago, la clave está en saber cuándo este riesgo es mayor o menor y ser consecuente con ello.

Existen diferentes maneras de valorar este riesgo, tanto si nuestros clientes son personas físicas como jurídicas. En el caso de que nuestros clientes sean empresas podemos acudir a mecanismos o registros en los que podemos saber si una empresa tiene deudas pendientes o si está en alguna lista de morosos, es el caso de Infocif. Si a través de esta herramienta nos topamos con que uno de nuestros clientes tiene otras deudas acumuladas, en este caso podemos pensar que la deuda que tiene con nuestro negocio tiene mayor riesgo de impago.

También nos puede ser muy útil la creación de un registro o un listado en el que se incluyan todas las operaciones con clientes. De este modo, podremos saber si tenemos cuentas pendientes de cobro con un cliente determinado para no ofrecerle más nuestros servicios hasta que no se salden las cuentas pendientes. Asimismo, periódicamente deberemos revisar el total de cuentas a cobrar que tenemos y cuándo se ejecutarán sus vencimientos.

Cómo actuar ante las cuentas pendientes de cobro

Es importante recalcar la importancia de mantener todo el rato una relación de cortesía con el deudor, ya que puede que se trate de un momento pasajero de escasez de liquidez y en el futuro queramos seguir trabajando con él. Igualmente, puede tratarse de un error en la gestión de la facturas o de los pagos, por lo que hay que asegurarse antes de iniciar cualquier trámite legal.

En primer lugar, deberemos enviar un recordatorio. En función de la confianza que tengamos con el cliente podremos hacerlo personalmente, por email o por vía telefónica. Antes de nada, hay que mencionarle al cliente que puede que sea un error y que en ese caso, por favor, envíen el documento acreditativo del pago. Si se trata de un buen cliente y el retraso en el pago no es ningún error de gestión, podemos ofrecerle algunas salidas, como fraccionar el pago o posponerlo en el corto plazo.

Pasados unos días, si no se recibe respuesta o no se ha recibido el pago todavía, deberemos enviar un burofax comunicando la deuda e iniciar trámites legales para el cobro de esta. En este caso es aconsejable contratar a un abogado que se encargue de todos estos trámites.

Aún realizando todos estos pasos, el cobro de determinadas deudas puede alargase mucho en el tiempo. Para solucionarlo y evitarnos todos estos quebraderos de cabeza, la mejor opción es utilizar herramientas como el factoring sin recurso, que nos permitan asegurarnos el cobro de la factura aún cuando el cliente no realice el pago.

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