José Antonio Calvo | 16 Abril 2015 | Consejos para empresas

Facturas electrónicas, la exigencia de las Administraciones Públicas

Facturas electrónicas, la exigencia de las Administraciones Públicas

Desde el 15 de enero de 2015 ha entrado en vigor la Ley 25/2013 que recoge que los proveedores de las Administraciones Públicas solo podrán emitir facturas electrónicas para poder cobrar por los trabajos realizados. Esta medida se ha implantado con el objetivo de erradicar la morosidad en el sector público e incluye los mismos requisitos que las facturas tradicionales. Las ventajas de las facturas electrónicas son notables como el ahorro de costes o la reducción de los tiempos de facturación, así como un amento en la seguridad de los procesos de emisión de facturas, una menor probabilidad de falsificación y de errores o fallos cometidos. En el otro lado de la balanza tenemos el tiempo a invertir para adaptarnos a esta forma de presentación, especialmente costosa si somos autónomos. La mejor recomendación que te podemos dar si este es tu caso es que te pongas en contacto con una gestoría o tu asesor habitual para que te ayude con estos trámites.

A qué tipos de Administración Pública afecta esta obligación

Las facturas electrónicas tendrán que emitirse tanto para la Administración general del Estado como las Comunidades Autónomas y la Administración Local. Asimismo, la obligación de emitir facturas electrónicas por parte de los proveedores también afectará en el ámbito de los organismos autónomos, las Universidades Públicas, Entidades de derecho público, Órganos constitucionales y mutuas sobre accidentes de tráfico o enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Cómo crear una factura electrónica para la Administración Pública

Las facturas electrónicas pueden realizarse mediante un programa informático de creación de facturas electrónicas o mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica. Toda factura electrónica para las Administraciones Públicas debe estar escrita en un lenguaje informático, ir debidamente firmada electrónicamente e indicar el destinatario de la misma.

Cómo se envían las facturas electrónicas

Las facturas electrónicas dirigidas a las Administraciones Públicas se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas, desde donde se puede conocer el estado de tramitación de dichas facturas. En el caso de la Administración General del Estado, el punto general de entrada de facturas electrónicas es la FACe que es una plataforma online para presentar las facturas electrónicas a través de un punto único. La FACe ayuda a simplificar el proceso de remisión de facturas y desarrolla un formato de factura específico que es la Facturae.

El envío de facturas electrónicas a los puntos generales de entrada de facturas electrónicas se realiza a través de Internet, ya sea en el portal web de dichos puntos generales de entrada o mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica del proveedor, y el punto general de entrada de facturas electrónicas. De esta forma, el envío queda registrado automáticamente en un registro electrónico administrativo, donde se verifica la presentación de las facturas a las Administraciones Públicas.

Obligaciones para las facturas electrónicas enviadas a la Administración Pública

Hay algunas cosas que no cambian, a pesar de la obligatoriedad de entregar las facturas en este formato. El proveedor deberá conservar las copias de las facturas electrónicas enviadas a la Administración Pública como si se tratase de una factura en papel y mantener a salvo una serie de detalles que son los que verifican el envío correcto de las facturas electrónicas:

  • A pesar de que hayan pasado los días desde que emitimos la factura electrónica a la Administración Pública, se necesita que continúe legible para poder ser leída cuando se requiera. Al ser una factura electrónica la legibilidad se conserva mejor que en una factura de papel ya que son los programas informáticos de facturación electrónica o los servicios en línea a través de Internet los que facilitan esta legibilidad.

 

  • Autenticidad del origen de la factura. Las copias de las facturas electrónicas deben demostrar la autenticidad de las mismas, sobre todo garantizar la identidad del proveedor de los bienes o servicios facturados, así como la identidad del emisor de la factura, en caso en que sean personas distintas.

 

  • Integridad del contenido de la factura. El emisor de la factura electrónica debe garantizar que su contenido no ha sido modificado. Además, el proveedor debe asegurar el acceso a la factura electrónica por parte de la Administración tributaria en el menor periodo de tiempo posible.

 

En definitiva, cambia la forma de presentación. Pero como recomendación general, sigue guardando tus facturas en papel, como probablemente has venido haciendo hasta ahora. Nunca se sabe cuándo te las pueden requerir, más aún si has prestado algún servicio a la Administración Pública.

 

 

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