Una factura electrónica es la
versión digital de las facturas tradicionales, es decir, un documento en el que se expone el coste de uno o varios servicios prestados a una empresa o profesional, con los impuestos correspondientes desglosados. Puedes encontrar más información sobre esto es nuestro artículo
“La importancia de la facturación electrónica”.
Hoy por hoy, no se trata solo de que las facturas electrónicas sean completamente legales y, por tanto, aceptadas por las Administraciones Públicas, sino que este formato es el único aceptado por este tipo de instituciones y todo indica que esto ocurrirá de igual forma en el sector privado en un futuro cercano.
¿Por qué utilizar un sistema de facturación electrónico?
Las ventajas de las facturas electrónicas son notables, como el
ahorro de costes o la reducción de los tiempos de facturación, así como un aumento en la seguridad de los procesos de emisión de facturas, una menor probabilidad de falsificación y de errores o fallos cometidos durante el proceso. Además, son completamente respetuosas con el medio ambiente y no sufren alteraciones provocadas por el paso del tiempo.
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¿Cómo deben ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?
En primer lugar, deben estar escritas en un
lenguaje informático determinado, en concreto, Facturae 3.2 ó 3.2.1. Este es un punto clave que hay que tener en cuenta al comprar un programa informático y/o al contratar una solución de facturación electrónica para crear facturas que van a destinarse a las Administraciones Públicas. Cabe destacar que el Ministerio de Industria, Energía y Turismo ofrece un programa informático gratuito que cumple todos estos requisitos.
Además, han de cumplir dos requisitos fundamentales que detallamos a continuación: estar firmadas electrónicamente e incluir siempre el destinatario de la factura.
Firmar electrónicamente en estas facturas
Uno de los requisitos para poder emitir facturas electrónicas a las Administraciones Públicas es que éstas vayan firmadas electrónicamente, para lo cual es necesario utilizar un certificado electrónico reconocido.
Se trata de un proceso destinado a autenticar la identidad de una persona y legalizar su firma ante la Administración Pública. Estos requisitos de la firma electrónica para una factura electrónica dirigida a un organismo público vienen establecidos en el artículo 5 y en la disposición transitoria segunda de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
No obstante, el programa informático o el servicio de facturación que se utilice indican cómo llevar a cabo este trámite y, en caso de utilizar un intermediario como prestador de servicios de facturación electrónica, será esta persona la que deberá firmar electrónicamente sus facturas.
Destinatario de la factura electrónica
Otro de los requisitos que deben tener las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. es que se debe indicar el destinatario. Para ello es necesario identificar:
- La oficina contable.
- El órgano gestor.
- La unidad tramitadora.
Todos estos datos deben especificarse en la factura y, para obtenerlos, hay que ponerse en contacto con la Administración.
Envío de la factura
Una vez la factura electrónica haya sido rellenada y firmada, se deberá enviar de manera digital a la AA.PP. a través del punto general de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales que corresponda. Actualmente, hay una ventanilla electrónica única para la entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración.
Este envío puede realizarse a través de dos vías:
- Por medio de la web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
- Por medio de una conexión automática entre el programa informático y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.
Obligaciones para las facturas electrónicas enviadas a la Administración Pública
- Conservación. A pesar de la obligatoriedad de entregar las facturas en formato electrónico, la mayoría de los requisitos no cambian. El proveedor seguirá teniendo que conservar las copias de las facturas electrónicas enviadas a la Administración Pública como si se tratase de una factura en papel y mantener a salvo una serie de detalles para verificar el envío.
- Legibilidad. Es necesario que la factura continúe siendo legible en todo momento y este es un punto que la factura electrónica facilita enormemente, ya que se conserva mucho mejor que una factura de papel.
- Autenticidad. Las copias de las facturas electrónicas deben demostrar la autenticidad de estas y garantizar la identidad del proveedor de los bienes o servicios facturados, así como la identidad del emisor de la factura, en caso en que sean personas distintas.
- Integridad. El emisor de la factura electrónica debe garantizar que su contenido no ha sido modificado, así como el acceso a la factura electrónica por parte de la Administración tributaria en el menor periodo de tiempo posible.
En definitiva, lo único que cambia es la forma, pero debes seguir guardando tus facturas en papel, como probablemente has venido haciendo hasta ahora, ya que nunca se sabe cuándo te las pueden solicitar, especialmente si has prestado algún servicio a la Administración Pública.
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