Redacción Gedesco | 12 Mayo 2017 | Artículos y novedades sobre el Factoring. Soluciones Financieras

Cómo emitir facturas electrónicas a la Administración Pública

Cómo emitir facturas electrónicas a la Administración Pública

Una factura electrónica es un documento en el que se expone el coste de uno o varios servicios prestados a una empresa o profesional, con los impuestos correspondientes desglosados. Dicho de otro modo, es la versión digital de las facturas tradicionales. De hecho, según la ley son las sustitutas legales a las facturas de papel. Para que una factura electrónica sea legal debe llevar la firma electrónica, y es obligatorio que se guarden en los plazos dictados por ley.

Las facturas electrónicas son completamente legales y, por tanto, aceptadas por las Administraciones Públicas. De hecho, hoy por hoy, son las únicas aceptadas tanto por este tipo de instituciones, y todo indica a que serán el futuro también en el sector privado. Esto se debe a su facilidad para ser almacenadas sin ocupar espacio físico.

Ventajas de las facturas electrónicas

Las ventajas de las facturas electrónicas son notables, como el ahorro de costes o la reducción de los tiempos de facturación, así como un aumento en la seguridad de los procesos de emisión de facturas, una menor probabilidad de falsificación y de errores o fallos cometidos.

Además, son más respetuosas con el medio ambiente y no sufren alteraciones provocadas por el paso del tiempo, etc.

¿Cómo deben ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?

  • En primer lugar, deben estar escritas en un lenguaje informático determinado, en concreto, con Facturae 3.2 ó 3.2.1. en este sentido, hay que tener en cuenta que si compra un programa informático o se contrata un servicio de facturación electrónica para crear facturas que van a destinarse a las Administraciones Públicas, es importante asegurarse de que cumple con estos requisitos. Si no se desea comprar ningún programa, el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, ofrece un programa informático gratuito que cumple todos estos requisitos.
  • Han de estar firmadas electrónicamente.
  • Debe indicarse el destinatario de la factura electrónica.

Firmar electrónicamente en estas facturas

Uno de los requisitos para poder emitir facturas electrónicas a las Administraciones Públicas es que éstas vayan firmadas electrónicamente. Para ello, es necesario utilizar un certificado electrónico reconocido. Estos requisitos de la firma electrónica para una  factura electrónica dirigida a un organismo público vienen establecidos en el artículo 5 y en la disposición transitoria segunda de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

No obstante, el programa informático o el servicio de facturación que se utilice indican cómo usarlo. Simplemente se trata de herramientas que aseguran la identidad de una persona, y legaliza la firma de cada a la Administración. En el caso de de utilizar un intermediario como prestador de servicios de facturación electrónica, es decir, que lo expida un tercero, será esta persona la que deberá firmar electrónicamente sus facturas.

Destinatario de la factura electrónica

Otro de los requisitos que deben tener las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. es que se debe indicar el destinatario. Para ello es necesario identificar:

  • La oficina contable.
  • El órgano gestor.
  • La unidad tramitadora.

Todos estos datos deben especificarse en la factura. Para obtenerlos, hay que ponerse en contacto con la Administración, para que proporcionen la información necesaria.

Envío de la factura

Una vez rellenada y firmada la factura electrónica correctamente se deberá enviar a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales. Existe un punto general de entrada de facturas electrónicas para todas ellas, y es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración. Por tanto, el envío se realiza a través de Internet. Puede realizarse a través de dos vías:

  • La web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
  • A través de una la conexión automática entre el programa informático y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

 

Obligaciones para las facturas electrónicas enviadas a la Administración Pública

Hay algunas cosas que no cambian, a pesar de la obligatoriedad de entregar las facturas en este formato. El proveedor deberá conservar las copias de las facturas electrónicas enviadas a la Administración Pública como si se tratase de una factura en papel y mantener a salvo una serie de detalles que son los que verifican el envío correcto de las facturas electrónicas:

  • A pesar de que hayan pasado los días desde que emitimos la factura electrónica a la Administración Pública, se necesita que continúe legible para poder ser leída cuando se requiera. Al ser una factura electrónica la legibilidad se conserva mejor que en una factura de papel ya que son los programas informáticos de facturación electrónica o los servicios en línea a través de Internet los que facilitan esta legibilidad.

 

  • Autenticidad del origen de la factura. Las copias de las facturas electrónicas deben demostrar la autenticidad de las mismas, sobre todo garantizar la identidad del proveedor de los bienes o servicios facturados, así como la identidad del emisor de la factura, en caso en que sean personas distintas.

 

  • Integridad del contenido de la factura. El emisor de la factura electrónica debe garantizar que su contenido no ha sido modificado. Además, el proveedor debe asegurar el acceso a la factura electrónica por parte de la Administración tributaria en el menor periodo de tiempo posible.

 

En definitiva, cambia la forma de presentación. Pero como recomendación general, sigue guardando tus facturas en papel, como probablemente has venido haciendo hasta ahora. Nunca se sabe cuándo te las pueden requerir, más aún si has prestado algún servicio a la Administración Pública.

 

Infografía sobre cómo emitir facturas electrónicas para las AAPP:

facturas electrónicas para administraciones públicas

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