Redacción Gedesco | 14 Febrero 2016 | Factoring

Cómo hacer correctamente una factura rectificativa

Cómo hacer correctamente una factura rectificativa

Todo profesional autónomo o empresario debe emitir facturas por los servicios prestados o por la venta de productos. Estas facturas pueden verse alteradas y/o modificadas porque el impuesto no se ha aplicado correctamente o se ha producido una modificación de la base imponible. En estos casos estamos hablando de una factura rectificativa.

Una factura rectificativa es obligatoria cuando el IVA repercutido en una factura no sea correcto o se haya producido una modificación en la base imponible. El contenido de la factura rectificativa debe atender a los requisitos generales, además de tener que indicar los datos identificativos de la factura rectificada. Es decir, el número, la serie y la fecha, además de la corrección de los impuestos o importe modificados. Este tipo de facturas deben numerarse dentro de una serie específica. No se consideran como facturas rectificativas aquellas que sustituyan a facturas simplificadas.

Cuándo presentar las facturas rectificativas

No existe un momento determinado para presentar una factura rectificativa. La ley marca que se debe realizar en el momento en el que se detecte que ha habido algún error en la factura emitida. Aunque sí debe estar dentro del plazo de 4 años desde que se haya modificado la base o desde el devengo del IVA. Este tipo de facturas deben presentarla, de manera obligatoria, todos los empresarios y profesionales autónomos que hayan emitido una factura sin los requisitos obligatorios, o cuando se haya producido algún error en las cuotas del IVA o el importe del servicio.

Cómo presentar facturas rectificativas

Pueden presentarse de forma electrónica o en papel, en cualquier lengua y utilizando cualquier moneda de curso legal, aunque la cuota repercutida debe expresarse en euros. Ya sea en papel o por vía electrónica, lo que siempre debe cumplir son los siguientes aspectos:

  • Que tenga un origen auténtico.
  • Integridad de su contenido.
  • Debe ser legible siempre, y en todo momento. También durante el periodo de conservación obligatorio.

Conservación de documentos empresariales

Se debe tener en cuenta, además, que todo empresario y profesional autónomo debe conservar estas facturas en su contenido original y de forma ordenada durante cuatro años después de su emisión. Además de las facturas rectificativas, se debe conservar durante el mismo periodo los siguientes documentos:

  • Facturas recibidas.
  • Copia de las facturas expedidas o emitidas
  • Los justificantes contables en aquellas operaciones en las que se aplique la inversión del sujeto pasivo, cuando el proveedor de un servicio no esté establecido en la misma Comunidad.
  • Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca. El original por parte del expedidor, y también la copia,  por parte del titular de la explotación.
  • Aquellos documentos que acrediten el pago del impuesto a la Importación.

Todas las facturas, sean en formato papel o electrónica, se deben conservar, de manera que se garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Deben ser legibles razón por lo que se recomienda contar con varias copias y, también, en formato digital, para mantenerlas en perfecto estado de conservación.

Los empresarios y trabajadores por cuenta propia pueden encargar o contratar a un asesor financiero que le lleve las cuentas de la  empresas, y también sea esta persona la que guarde y conserve estos documentos. Pero el propio interesado se deberá asegurar que los documentos se están conservando con su contenido original, perfectamente ordenados y con los plazos, las condiciones y los requisitos legales comentados. De no hacerlo así, se corre el riesgo de incurrir en anomalías fiscales, frente a hipotéticas inspecciones de Hacienda. Algo que podría acarrear sanciones.

 

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