¿Cómo hacer una factura proforma?
La factura proforma es aquella que un vendedor envía al comprador con los
detalles de un pedido. En ella, el emisor declara su compromiso a ofrecer los bienes o servicios acordados con el precio establecido. La factura proforma no es una factura real, aunque los detalles que incluye serán los que posteriormente aparezcan de forma
oficial en la factura definitiva.
Características de la factura proforma
La factura proforma es un documento informativo para que el comprador conozca de antemano los detalles de los productos o servicios que va a adquirir. Por lo tanto, la factura proforma no tiene un valor contable, porque no contiene una obligación de pago ni ningún compromiso por parte de quien la emite. Simplemente,
es un documento informativo previo a la realización de la operación.
Por lo tanto, no es un documento válido para presentar ante la Agencia Tributaria a la hora de revisar los impuestos, porque no es garantía de que la transacción se haya hecho efectiva. No tiene validez como justificante de pago, ni sirve para aclarar ninguna cuestión a nivel tributario. Es un título informativo sin más que, en cualquier caso, te compromete con el posible cliente.
Contenido y datos de una factura proforma
El contenido de una factura proforma es similar al de una factura normal. Se utiliza para especificar los detalles y condiciones de una venta y así que el comprador disponga de la información necesaria sobre el producto o servicio que recibirá en caso de que se realice la venta.
Por tanto, para que una factura proforma sea válida debe
incluir:
- Fecha de emisión.
- El texto 'factura proforma'en el encabezado del documento.
- Los datos del vendedor y comprador (como pueden ser el nombre, domicilio, identificación fiscal o el número de IVA intracomunitario entre otros).
- Una descripción detallada de los servicios o productos, el precio unitario y el total.
- Los impuestos (IVA o IRPF).
¿Para qué sirve la factura proforma?
Es posible que, en este punto, te estés preguntando para qué sirve entonces una factura proforma. En primer lugar, se utiliza para que el comprador tenga perfectamente claro qué va a adquirir y en qué condiciones. Se podría definir como una especie de compromiso de que la transacción se va a producir en los términos que vienen especificados en este documento. Además del compromiso que adquiere el vendedor, también puede servir como justificante de que se realizará una compra determinada.
Esto último es especialmente útil para
solicitar ayudas, subvenciones o financiación para la puesta en marcha de una determinada actividad. Es decir, podrás demostrar ante el organismo pertinente que vas a realizar una inversión concreta y presupuestada, por lo que esa institución valorará, con datos en la mano, si concederte o no la ayuda o subvención.
¿Cuándo se emite la factura proforma?
- Cuando el cliente solicita los detalles de la compra, para tener todo claro y asegurarse de que se cumple con lo pactado.
- Como verificación de que se ha solicitado información para proceder a una compra.
- Cuando el proveedor espera que el cliente confirme sus datos y la operación.
- En una transacción internacional, se emite cuando se quiere declarar el valor de las mercancías en las aduanas.
Los requisitos de la factura proforma
- La factura proforma debe especificar claramente cuál es su condición. En el título de la misma debe aparecer la palabra ‘proforma’ de manera visible para evitar confusiones con las facturas reales.
- La factura proforma debe contener la identificación del vendedor o emisor de la factura y la del comprador o cliente. Incluir el nombre comercial, los datos de contacto, la dirección o, incluso, la razón social del intercambio comercial.
- Debe incluir una descripción de los productos o servicios que se van a vender y cuál es el precio que se va a cobrar por ellos.
- Debe ser clara, entendible y contener la información mínima para que el cliente tenga claro cuáles son los detalles de la compra, aunque no tenga valor contable.
- La fecha de emisión de la factura proforma, los gastos de transporte de la mercancía y el seguro de la misma pueden ser otros de los requisitos que se pueden incluir en este documento.
Modelos, plantillas y ejemplos de factura pro forma
La mayoría de programas de facturación que utilizan hoy en día las empresas, incluyen la opción de poder generar tanto facturas proforma como facturas normales. No obstante, las empresas también cuentan con una
amplia variedad de plantillas de facturas con las que podrán ahorrar tiempo.
Gracias a programas como
Excel, cualquier empresa puede acceder a sencillas plantillas que le permitan confeccionar facturas proforma. Este tipo de documentos incluyen todos los campos necesarios, únicamente, tienes que personalizar los datos del cliente, de la empresa, del trabajo realizado, impuestos y forma de pago.
¿Estas facturas llevan IVA?
Toda factura proforma tiene el
mismo contenido que una factura normal menos el enunciado de la cabecera donde la empresa debe informar al cliente que se encuentra ante una factura proforma.
De forma que las facturas proforma deberán ser
enumerada de forma distinta a las facturas normales para no confundir.
Por lo que aunque en la factura figure el IVA, a nivel fiscal y contable no tendrá validez, y es por ello, que el IVA no tiene ninguna función tributaria en las facturas proforma.
¿Qué implicaciones tiene esto ante Hacienda? Pues que la factura proforma no es valida ante un requerimiento puesto que no sirve como documento acreditativo ni de ingresos ni de gastos.
Diferencia entre factura y factura proforma
Una factura es un documento que emite un proveedor por la venta de un producto o servicio. En ella, se indican datos como el número de la factura, fecha, el CIF de la empresa, forma de pago, la descripción del producto o del servicio junto con su precio, datos del cliente y el total de la factura añadiendo IVA.
En cambio, la factura proforma es un
documento que se emite antes de la factura. Estas facturas se emiten habitualmente cuando las empresas envían muestras de productos a un cliente.
La factura proforma no es, por tanto, una factura real, sino un documento donde se detallan los bienes o servicios y el precio asociado. Es por ello que, la factura proforma no tiene validez fiscal.
Diferencia entre presupuesto y factura proforma
La factura proforma es un documento más formal que el presupuesto. La Factura Proforma se emitirá una vez la relación con el cliente está más avanzada. Es por ello, que en un presupuesto no haría falta anotar todos los detalles.
Puede decirse que el presupuesto tiene
carácter orientativo y es susceptible de de sufrir algún cambio, además carece de valor si no lo firman ambas partes.
Podemos concluir que tanto Presupuesto como Factura Proforma, tienen la misma finalidad, la de
informar a los clientes sobre las condiciones del servicio o venta de un producto.
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