Digitalizar una empresa es esencial si se quiere optimizar sus recursos y ampliar márgenes comerciales o expandirlos. Además, dada la inminente obligatoriedad de la factura electrónica que se establecerá en los próximos meses, esta digitalización se convierte en una acción imprescindible para cualquier negocio.

Importancia de digitalizar una empresa

Además de atender a la obligación de emitir facturas electrónicas en breve, digitalizar un negocio conlleva muchas otras ventajas:

  • Se optimizan los recursos económicos y personales de los negocios
  • Se evitan errores contables y la pérdida de documentación, lo que deriva en retrasos en los pagos y malas relaciones comerciales
  • Se automatizan muchas tareas
  • Se consigue una mayor seguridad a la hora de compartir documentación
  • Se organizan mejor los departamentos contables y comerciales

Herramientas para digitalizar una empresa

Hay dos herramientas básicas a usar a la hora de digitalizar una empresa: un EDI y un CRM. Conocer qué es cada una de ellas y qué aporta a la empresa es esencial para poder encontrar la más adecuada para cada negocio.

Intercambio de información seguro y automatización de tareas con un EDI

Una herramienta de intercambio electrónico de documentación, también conocida como EDI, permite generar y compartir todo tipo de información al momento y de una manera muy segura. Los documentos siempre se reciben por los destinatarios especificados y son siempre originales, pues estos no se pueden alterar.

CRM: gestiona clientes, proveedores e incrementa ventas

El CRM es una herramienta destinada al departamento comercial, la cual permite controlar mejor las ventas, las estrategias de marketing, disponer de información actualizada de los clientes y de los proveedores y, sobre todo, tomar decisiones comerciales más acertadas.

Vuzoon: EDI y CRM en una misma interfaz

Pese a que hay una gran cantidad de herramientas EDI y CRM en el mercado, Vuzoon es una de las que destacan, pues ofrece las dos herramientas bajo un mismo programa. De este modo, toda la información empresarial se encuentra en un mismo sitio, lo que hace que consultarla y trabajar con ella sea mucho más ágil y cómodo.

Ventajas de usar Vuoon como EDI

Usar Vuzoon como solución de intercambio de datos ofrece muchas ventajas, entre las cuales merece destacar la seguridad en el intercambio de documentación, la automatización de tareas rudimentarias que solo agotan recursos, la trazabilidad de las facturas y la facilidad de digitalizar cualquier tipo de documentación.

Seguridad en el intercambio de información

Cuando se usa Vuzoon como solución para intercambiar documentación, se añadiendo seguridad extra a la información. Toda la documentación que se genera y se comparte no sale del programa, por lo que las posibilidades de que esta sea alterada son nulas. Además, Vuzoon cuenta con un sistema de verificación de identidad de los usuarios. Esta verificación se lleva a cabo en el momento de abrir la cuenta y con un certificado digital o DNI electrónico. Así, los destinatarios de la documentación son siempre los reales y se evitan suplantaciones de identidad.

Automatización de tareas rudimentarias

El departamento de contabilidad es el que más tareas rudimentarias tiene. Son de lo más repetitivas y requieren de muchos recursos. Con el uso de un EDI como Vuzoon, tareas como la recepción de facturas y su organización se automatizan. Además, al no tener que gestionarlas a mano, se evitan errores contables y pérdida de documentación.

Trazabilidad de las facturas

La trazabilidad de las facturas y el seguimiento de ellas a tiempo real es otra de las ventajas de usar Vuzoon. Es simple ver cuáles son las facturas que están validadas y las rechazadas, de manera que se puedan subsanar los errores, de haberlos, y evitar retrasos en los pagos.

Digitalización de documentación externa

Vuzoon también incluye la tecnología OCR con la que se puede digitalizar toda la documentación que se recibe por otras vías. De este modo, toda la documentación se incluye bajo la misma herramienta y es mucho más fácil de gestionar y consultar.

Anticipo de las facturas

Vuzoon, además, es el único EDI con el que se puede conseguir un anticipo de las facturas. Es una opción accesible para todos sus usuarios y no requiere de documentación compleja ni de procesos que se extiendan en el tiempo. Así, las empresas podrán acceder al líquido antes de que llegue el plazo de vencimiento.

Ventajas de usar Vuzoon como CRM

Vuzoon también es una herramienta que se puede usar como CRM. Las principales ventajas de usarlo como CRM son la mejora de la relación con los clientes, la mejora del departamento comercial, la gestión de clientes y proveedores y, sobre todo, el acceso a la información empresarial de cualquier empresa.

Mejora la relación con clientes

Con un CRM como Vuzoon, la relación con los clientes mejora mucho, pues permite analizar las transacciones comerciales con los clientes y anticipar sus necesidades.

Mejora el departamento comercial

Al estar la información en un mismo sitio, este CRM permite una mejor organización del departamento comercial. Estos cuentan con información completa y actualizada de todas las acciones que se han llevado a cabo. Permite analizarlas y, por ende, mejorar las tasas de venta.

Gestión de clientes y proveedores

Usar un CRM como Vuzoon, permite gestionar de una forma muy rápida y ágil toda la información de los clientes y de los proveedores. Así, se puede modificar cuando sea necesario, consultarla desde cualquier sitio y actualizarla.

Acceso a información empresarial actualizada

Una de las mejores funcionalidades de Vuzoon es que ofrece información empresarial actualizada mediante el enlace con Infocif. Infocif es una base de datos de lo más extensa en la que hay la información empresarial de todas las empresas. Esta información es accesible mediante el NIF de la empresa que se quiera consultar. Esta información resulta esencial a la hora de empezar a trabajar con nuevos clientes, pues permite conocer su actividad y anticipar posibles impagos.

CRM y EDI completamente gratuitos

Por último, merece la pena destacar que Vuzoon es una herramienta completamente gratuita, por lo que no añade un gasto extra a los negocios. No se hacen pagos por cuotas ni por funcionalidades; todo se ofrece de manera gratuita para toda la vida.

Vuzoon es una herramienta muy completa que incorpora un EDI y un CRM en una misma interfaz. Con esta herramienta, se optimizan tanto el departamento de contabilidad como el departamento comercial; una digitalización completa de cualquier negocio, sin implementación y completamente gratuita.