Tener liquidez es una necesidad constante de cualquier empresa, tanto para hacer frente a las facturas a pagar, así como a la hora de expandirse. Por ello, hay dos conceptos que deben tenerse muy claros y que permitirán hacer previsiones mucho más reales: el período medio de pago (PMP) y el período medio de cobro (PMC).

¿Qué es el período medio de pago (PMP)?

Se entiende por período medio de pago al tiempo que transcurre entre que se genera una factura y la empresa paga a su proveedor.

¿Qué es el período medio de cobro (PMC)?

El período medio de cobro, por su lado, es el tiempo que transcurre entre la emisión de la factura y la recepción del pago de esta. Este es el período que se debe calcular correctamente si se quiere mejorar la liquidez de la empresa.

¿Cómo se calcula el período medio de cobro?

El período medio de cobro se calcula basándose en la siguiente fórmula:

PMC = 365 x Saldo medio de clientes / ventas x (1+IVA)

Para poder aplicar correctamente esta fórmula, es necesario entender los dos conceptos expresados en ella.

El saldo medio de clientes es la relación entre las facturas pendientes de cobro a primeros del período que se quiere analizar y al final de este. Para calcular este concepto, es necesario sumar las dos cifras y dividirlas por dos.

Las ventas, por su lado, son el total de ventas que ha realizado la empresa a lo largo del mismo período con el IVA añadido.

Aunque puede parecer complicado, hacer este cálculo es bastante sencillo.

Caso práctico para calcular el PMC

Lo primero que debemos hacer para calcular el PMC es calcular la media de los saldos de clientes. Por ejemplo, si a fecha 30/12/2020 había un saldo de 120.000 € y a fecha 30/12/2021 hay un saldo de 135.000 euros, el saldo medio se consigue sumando las dos cifras y dividiéndolas entre dos. El resultado, en este caso, sería 127.500 euros.

Luego, vamos a coger las ventas de la empresa con el IVA, suponiendo un general del 21%. Si la empresa ha tenido unas ventas de 700.000 euros, con el IVA sería de 847.000 euros.

Una vez tenemos el saldo medio y las ventas, ya solo nos queda aplicar la fórmula:

PMC = 127.500 / 847.000 X 365 = 54.9

Es decir, el período medio de cobro sería de 55 días.

¿Se puede mejorar el período medio de cobro?

Como todo, el período medio de cobro puede optimizarse de formas muy diversas. Lo mejor sería poder llegar a acuerdos con los clientes para negociar períodos de pago más cortos, aunque esto no siempre depende de nosotros. Sin embargo, sí hay una serie de procesos que podemos optimizar y que nos ayudarán a acortar este tiempo.

Optimizar el proceso de facturación

El proceso de facturación es uno de los primeros aspectos en los que podemos trabajar para acortar el período de cobro. Es esencial que, una vez estén los bienes entregados o los servicios prestados, se emita ya la factura. Además, es importante que esta se envíe por medios seguros y rápidos, que sean simples de gestionar y accesibles por los clientes.

Ofrecer varios medios de pago

Ofrecer distintos medios de pago es también esencial para que los clientes puedan pagar antes. Si pueden escoger, siempre será más fácil para ellos, lo que se traducirá en plazos más sostenibles.

Mejorar el tiempo entre la venta y la prestación de servicios o entregas

Una vez la venta se ha cerrado, los servicios deberían prestarse rápidamente. O hacer la entrega de los bienes. De este modo, todo el proceso se agiliza y el pago llegará antes de tiempo.

Vuzoon: optimización de la facturación e intercambio de documentación

Vuzoon es una herramienta de facturación en la nube con la que no solamente se pueden crear las facturas, sino que permite hacer un seguimiento de ellas e intercambiarlas con mayor seguridad. Además, es una herramienta completamente gratuita que no requiere de ningún tipo de implementación, por lo que se adapta a todos los negocios. Y, lo mejor de todo, es que ofrece la posibilidad de anticipar el pago para que las empresas no se queden sin líquido.

Automatizar el proceso de facturación

Vuzoon permite a sus usuarios generar sus facturas de una forma simple y rápida, gracias a la interfaz con la que se ha diseñado. Además, desde el mismo panel de control, se puede hacer un seguimiento a tiempo real del estado de las facturas, es decir, se puede ver si han sido aceptadas, validadas o rechazadas. Esto permite hacer las modificaciones necesarias rápidamente para evitar retrasos en los pagos.

A la hora de recibir facturas por parte de los proveedores, el sistema las gestiona y las clasifica automáticamente por organización. Así, la tarea se automatiza, no se debe estar pendiente de ella y las facturas siempre se encuentran fácilmente.

Intercambio de información seguro

Otra de las ventajas de usar esta herramienta es que exige la verificación de identidad de sus usuarios. De este modo, tanto los emisores de las facturas como los destinatarios son los reales y se evitan estafas por suplantación de actividad.

Anticipo de cobros

Los usuarios de Vuzoon también tienen a su disposición la opción de anticipar el pago de sus facturas. Es una opción que aporta liquidez inmediata a sus usuarios, quienes no deben recurrir a formas de financiación más complejas o que requieran de procesos largos de aprobación.

Gratuita y sin planes

Por último, merece la pena destacar que esta herramienta es completamente gratuita. No tiene cuotas, ni planes de pago, ni suscripciones, por lo que no es una cuota más a cargar a la contabilidad de las empresas.

Optimizar los procesos de facturación ayuda a evitar errores contables, a la vez que permite mejorar la recepción de las facturas. Por ello, usar herramientas que permitan automatizar procesos es esencial para reducir recursos y mejorar los plazos en el vencimiento de las facturas.