El departamento de facturación y contabilidad de una empresa suele ser el que más recursos necesita para llevar a cabo todas las tareas que se le requieren. Y no es para menos. Los responsables de dicho departamento se pasan el día recibiendo y enviando facturas, gestionándolas, comprobándolas, modificándolas y, además, deben llevar todo el control de gastos, nóminas, impuestos, etc. Y, a cuanto más grande es el negocio, más recursos se deben destinar a ello, algo que merma la efectividad de los empleados, así como el margen comercial de las operaciones llevadas a cabo. Por ello, la optimización de las facturas y la digitalización de las empresas es un paso obligatorio para aquellas organizaciones que quieran reducir gastos y ampliar los márgenes comerciales.

Optimización de la facturación con Vuzoon como EDI

Vuzoon es una de las herramientas más completas con las que contamos en la actualidad. De hecho, es un EDI, intercambiador de documentos electrónico, con el que podemos automatizar el departamento de facturación. De este modo, podemos evitar retrasos en los pagos, mejorar la comunicación con los clientes, gestionar las facturas y digitalizar cuantos documentos sean necesarios. Todos los procesos son rápidos y ágiles, por lo que nos permite ahorrar mucho tiempo y dinero. Además, es un software de lo más seguro con el que podremos evitar estafas digitales, como puede ser el phishing: una de las amenazas que más está creciendo y que más consecuencias negativas aporta a los negocios víctimas de él.

Automatiza la facturación y el seguimiento de las facturas

Una de las ventajas principales de usar Vuzoon es que podemos automatizar este proceso, así como realizar el seguimiento de las facturas, tanto las que generamos como las que recibimos. Vuzoon nos aporta todas las funcionalidades necesarias para que podamos reducir los retrasos en los pagos, así como evitar los errores documentales.

Crear, compartir y enviar facturas en segundos

Crear las facturas con Vuzoon es simple y, además, nos ofrece una gran cantidad de opciones para la personalización de las facturas. Cuando hablamos de personalización de las facturas, no solamente nos referimos a poder aplicar el logo de nuestra empresa, sino que podemos generar todas las facturas que necesitemos de acuerdo con su naturaleza.

Cada organización necesita hacer facturas diferentes y es que hay muchas de ellas: no es lo mismo generar una factura con impuesto, que hacer una factura con retención, o bien una factura en la que no se deba aplicar el IVA por estar la operación exenta de él. Con Vuzoon, no tendremos que ir añadiendo datos a mano o usar otros programas de facturación: incluye todas las opciones necesarias para aplicar los diferentes porcentajes de retención, IVA, descuentos, etc. Además, tal y como se exige por ley, dispone de apartados amplios en los que añadir todos los conceptos y sus descripciones.

Otro de los problemas con los que se encuentran los negocios es compartir y enviar las facturas de forma segura y eficiente. Un programa como Vuzoon, nos permite hacerlo fácil y rápidamente. Una vez tengamos la factura creada, podremos compartirla con nuestros clientes de manera segura mediante el mismo intercambiador. Para ello, solo será necesario que nuestros clientes verifiquen su identidad dentro del sistema con un DNI electrónico o un certificado digital. Este es un paso obligatorio para utilizar este sistema, lo que comporta una mayor seguridad. Cuando nuestro cliente se dé de alta y verifique su identidad, tendrá acceso a la factura, así como a cualquier otro documento que nosotros queramos. También es destacable que podemos descargar nuestras facturas en varios formatos y que las tendremos disponibles en todo momento.

Seguimiento de las facturas y documentación empresarial a tiempo real

Enviar las facturas o cualquier documentación por correo electrónico no permite hacer un seguimiento estas. Por esto, el uso de un EDI es tan importante. Cuando ponemos a disposición de nuestro cliente una factura, podremos ver el estado de esta; es decir, podremos ver si está aceptada, validada o rechazada.

Cuando una factura está aceptada significa que el cliente la ha recibido correctamente. Si la factura nos aparece como validada, implica que nuestro cliente la ha aceptado. Y, por último, si la factura ha sido rechazada, lo podremos saber y contactar con el cliente para hacer las modificaciones necesarias.

Además de las facturas, también podemos compartir otra información relacionada con nuestras operaciones y llevar un seguimiento de la contabilidad a tiempo real. Podremos ver el estado de las facturas que hayamos recibido, así como los impuestos que debemos presentar y el resultado de ellos. No hace falta decir que, disponer de esta información actualizada, nos permite tomar mejores decisiones en menos tiempo.

Delitos informáticos y seguridad ante ellos

Toda la documentación que enviamos por correo electrónico es una documentación que puede ser interceptada por terceras personas ajenas a la organización o a nuestros clientes. No hace falta decir que, con el auge del uso de las nuevas tecnologías y la digitalización de información, estas prácticas fraudulentas son cada vez más comunes.

Las estafas más usadas por los delincuentes informáticos son la suplantación de identidad y el robo de datos. El phishing es, pues, uno de los que más debe preocupar a la empresa: no solo hace nuestra información confidencial más vulnerable, sino que también se puede alterar datos de ella. Por ejemplo, en el caso de la facturación, cada vez son más los casos de phishing en los que se intercepta la documentación y se cambia el número de cuenta en el que realizar el pago. Ello comporta una gran pérdida de dinero y retrasos en los pagos. Usar un EDI como Vuzoon, nos permite compartir cualquier información de manera segura.

Para conseguir esta seguridad es necesario confirmar la identidad de los usuarios. Por ello, cuando empezamos a usar Vuzoon, no solamente deberemos crear unas credenciales para acceder a nuestro panel, sino que también deberemos certificar nuestra identidad con DNI electrónico o certificado digital. Para acceder a la información que compartimos, nuestros clientes deberán seguir el mismo proceso. De este modo, se validan ambas identidades y se asegura de que el destinatario sea el correcto.

Digitalizar facturas y otra documentación

Otra de las ventajas que tenemos a la hora de usar Vuzoon es que incluye un OCR; es decir, una funcionalidad que permite digitalizar todas las facturas que recibamos, así como cualquier documentación que queramos añadir a nuestra contabilidad. De este modo, se reduce el tiempo de gestión dedicado a la comprobación de las facturas, el archivo, la modificación, etc. El OCR extraerá los datos automáticamente por nosotros y, así, evitaremos errores contables.

Además, al poder digitalizar todas las facturas y documentación que recibamos, nos aseguramos de tenerla segura en un mismo sitio e integrada con nuestra propia información. Así, podremos realizar una trazabilidad de los costes, ingresos, recursos y demás información sobre cada una de las operaciones comerciales que llevemos a cabo.

Albaranes, pedidos y presupuestos

Además de crear nuestras facturas y compartirlas, con Vuzoon también vamos a poder crear y digitalizar los albaranes, pedidos y presupuestos que hagamos. Al tener esta documentación en el mismo programa, nos será mucho más fácil hace el seguimiento de todas las operaciones llevadas a cabo, así como aquellas que tengamos en proceso.

Financiación al momento desde Vuzoon

Es muy habitual que el plazo de pago de las facturas no sea al momento y que debamos hacer facturas con fechas de vencimiento a meses vista. Sin duda alguna, este hándicap reduce la liquidez de la empresa, privándonos de realizar inversiones, pagar facturas que tengamos pendientes, etc. Con Vuzoon, los usuarios tienen la opción de recibir financiación de la factura. Así, podremos recibir el dinero antes y contar con este flujo tan necesario. Lo mejor de usar esta opción es que no requiere de avales ni documentación extra, sino que es suficiente con tener validada la factura pendiente de cobro.

Gratuita: sin cuotas, ni suscripciones

Por último, es importante mencionar todas las funcionalidades que podemos encontrar en Vuzoon son gratuitas y para toda la vida. A diferencia de otros programas de gestión empresarial, Vuzoon no tienen ninguna cuota. Por ello, además de conseguir mejorar la eficiencia de nuestro negocio, también podremos mejorar los recursos económicos invertidos en el departamento de contabilidad.

Llevar al día la contabilidad de nuestro negocio es algo tan complejo como costoso si no se usan las herramientas adecuadas. Por este motivo, cada vez son más las organizaciones que añaden el uso de herramientas de facturación en sus procesos empresariales. Vuzoon es una de las alternativas de las que disponemos en la actualidad y, sin duda, la que más ventajas ofrece a sus usuarios: versatilidad, rapidez, agilidad, financiación y seguridad.