Las tareas repetitivas de los procesos empresariales son un lastre para los recursos de muchos negocios, por lo que se hace esencial recurrir a diferentes sistemas de gestión que permitan una automatización de ellas. En el caso de la contabilidad, el uso de un EDI es esencial por las múltiples ventajas que este ofrece. No solo permite automatizar las tareas más repetitivas, sino que también ofrece una mayor seguridad en todos los procesos de intercambio y acceso a la información confidencial de los negocios.
Digitalizar la información: el primer paso a la automatización
Digitalizar la información comercial de cualquier negocio es el primer paso a la automatización de las tareas de los diferentes departamentos. Para ello, hay una gran cantidad de herramientas que los negocios tienen a su alcance: son herramientas con las que podrán digitalizar toda la información, a la vez que podrán compartirla de manera segura y mucho más rápida. Estas herramientas son los EDI, las soluciones de intercambio de documentos electrónicos.
Si se tiene en cuenta que las grandes organizaciones intercambian cientos de documentos, automatizar estas tareas resulta imprescindible para el correcto funcionamiento de estas. La automatización lleva aparejado el hecho de reducir recursos, a la vez que se reducen el número de errores contables, los cuales solamente llevan a una pobre planificación de la estrategia comercial. Por ello, tener las herramientas adecuadas es esencial para cualquier relación B2B.
¿Qué beneficios aportan los EDI en la gestión empresarial?
Además de la facilidad con la que se pueden llevar a cabo muchas de las tareas rudimentarias, lo cierto es que una herramienta de intercambio de datos garantiza una mayor seguridad a la hora de compartir documentación, así como de poder obtener datos fiables a tiempo real.
La organización de la documentación es otro de los puntos fuertes de estos sistemas y es que no es necesario ir organizando los documentos de forma manual. Los EDI permiten la organización automática de la documentación, así como una fácil búsqueda por filtros. Además, ofrecen la posibilidad de digitalizar cualquier documento que se reciba en formato papel o bien mediante otro sistema.
La facilidad de la integración de estos sistemas es otro de sus puntos fuertes. Muchas son las empresas que no los usan por el desconocimiento sobre su implementación. Hay una gran cantidad de EDI que no requieren de ningún tipo de implementación, como puede ser Vuzoon, lo que hace que se puedan empezar a utilizar desde el primer momento, así como tampoco modifican ninguno de los demás programas empleados por los negocios. Así, con solo abrir una cuenta y verificar las identidades, donde sea necesario, es suficiente para hacer empleo de una de estas herramientas.
Vuzoon: un EDI sin implementación
En el mercado, hay una gran cantidad de soluciones para intercambiar documentación con la que las empresas puedan llevar a cabo sus procesos más fácilmente. Sin embargo, no todas ellas ofrecen las mismas características y, por ello, es necesario conocerlas un poco antes de empezar a usar una de ellas.
Vuzoon es una solución de herramienta de documentos que no requiere de implementación alguna, por lo que es una buena alternativa para aquellos negocios que no requieran de módulos o no quieran dejar de hacer uso otros programas para su gestión.
Para empezar a usar Vuzoon, los interesados únicamente deberán dirigirse a su web y registrarse como usuarios. Para ello, bastará con ofrecer una dirección de correo electrónico y comprobarla, así como también será necesario generar las credenciales de acceso. Con ello, los usuarios ya podrán empezar a hacer uso de esta herramienta sin necesidad de cambios o modificaciones en su día a día.
Facilidades de cobro de facturas
Otra de las funcionalidades de esta herramienta es la posibilidad de disponer del líquido de las facturas en el momento en el que estas se crean, en vez de esperar a que venza el plazo de pago. Desde el panel de control, los usuarios podrán ver todas las facturas que han generado y acceder esta financiación de forma rápida y fácil.
Intercambio de datos seguro y rápido
Como herramienta de intercambio de datos, Vuzoon es de las más seguras, ya que requiere de verificación de identidad para poder hacer uso de ella. Para ello, los usuarios deberán seguir los pasos que se indican desde la herramienta y disponer de certificado digital o de DNI electrónico. Además, como todo intercambio se realiza dentro de la plataforma, las amenazas de robo de identidad o de cuentas quedan minimizadas.
Gestión de las facturas
Gestionar las facturas es uno de los procesos que más tiempo pueden consumir en el departamento de facturación, a la vez que suelen ser los procesos en los que más errores hay. Por este motivo, no es difícil ver facturas impagadas por falta de información o información errónea. Con Vuzoon, los usuarios conocerán el estado de sus facturas al momento y, en caso de incidencia, podrán solucionarla a tiempo sin que este error llegue a afectar al plazo de pago.
Información a tiempo real
Gracias a la tecnología OCR que Vuzoon lleva integrada, los usuarios podrán digitalizar todas las facturas que reciban, órdenes de compra, albaranes, etc. Así, toda la documentación está en una misma plataforma. Y, al tener las facturas más controladas, los datos contables están siempre al día y son de lo más fiables, lo que facilita tomar las decisiones comerciales necesarias.
La digitalización de la documentación y su automatización son pilares esenciales a la hora de aprovechar todos los recursos de los que dispone un negocio y aumentar la eficiencia de los departamentos. Vuzoon es una de las herramientas más completas en este sentido, lo que la convierte en una de las opciones a tener muy en cuenta.
