Pese a que pueda parecer todo lo contrario, la firma electrónica no es lo mismo que la firma digital o que la firma digitalizada y es que cada una de ellas ofrece niveles de seguridad diferentes. Por este motivo, asegurarse de emplear la adecuada en cada situación es esencial si se quieren evitar problemas como la suplantación de identidad y la modificación ilegal de documentación confidencial.

¿Qué es la firma electrónica?: definición y tipos

La firma electrónica y su uso están regulados en el Reglamento (UE) N.º 910/2014, el cual define la firma electrónica como los “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”. Mediante este Reglamento se confiere a este tipo de firma completa validez legal en todos los casos, aunque no todos los tipos de ella ofrecen la misma seguridad ni se emplean con los mismos fines.

Firma electrónica simple: limitaciones

La firma electrónica simple se caracteriza por ser muy fácil de usar, pero no permite la verificación exacta del firmante; por ello, y pese a ser una de las más usadas, no es la que mayor seguridad ofrece a la hora de dar fe de voluntad o de asegurar que la documentación firmada sea íntegra.

Firma electrónica avanzada: la más completa

La firma electrónica avanzada es una de las mejores opciones a la hora de emplear este tipo de firmas, pues ofrece facilidad de uso a la vez que permite una completa verificación del firmante. Así, los casos de suplantación de identidad se pueden evitar sin necesidad de hacer uso de dispositivos especiales.

Firma electrónica cualificada: certificado electrónico

La firma electrónica cualificada es aquella en la que se puede identificar correctamente al firmante y una de las más seguras, pero no simple de usar. Para poder hacer uso de ella es necesario un dispositivo cualificado a la vez que un certificado electrónico de la persona interesada en hacer uso de ella.

¿Qué es la firma digital?

El concepto de firma digital hace referencia a la encriptación de un mensaje, mediante la cual se garantiza la integridad de este mensaje. Es decir, esta firma garantiza que el mensaje que se recibe es el original y que no ha sido modificado bajo ningún concepto. Así mismos, esta firma permite asegurar la identidad del firmante, pero no se puede usar como prueba de fe de voluntad, ya que esta no es su finalidad.

¿Qué es la firma digitalizada?

La firma digitalizada, por su parte, es simplemente la conversión de la firma manuscrita en una imagen. Esta conversión puede llevarse a cabo de varias maneras, pero el resultado acaba siendo una imagen que se puede guardar en un dispositivo y ser usada cuantas veces sea necesario. Pese a ser una de las más usadas, lo cierto es que esta firma carece de seguridad, ya que es sumamente fácil falsificarla y, por ello, no permite verificar la identidad real del firmante.

Intercambio de información electrónica: seguridad e integridad de la documentación

Dada la gran cantidad de documentos que se generan a diario, sobre todo para aquellas organizaciones más grandes, encontrar sistemas con los que esta se pueda compartir con total seguridad es esencial. Por ello, unas de las herramientas más usadas son los EDI con las que se puede intercambiar todo tipo de información verificando las identidades de emisores y receptores, así como asegurando la no manipulación de la documentación.

Vuzoon: un EDI sin implementación y gratuito

Vuzoon es una de las herramientas que los negocios tienen a su disposición a la hora de conseguir esta seguridad que buscan en sus intercambios de documentación. Ofrece múltiples ventajas y, además, es completamente gratuito, por lo que merece la pena tenerlo en cuenta.

Verificación obligatoria de identidades

En el proceso de darse de alta, todos los usuarios de Vuzoon deben verificar sus identidades mediante el uso de un certificado digital o de un DNI electrónico. Es un proceso muy simple y automatizado que no tarda más de un minuto. De este modo, toda la documentación que se comparta entre sus usuarios es emitida y recibida por las personas reales. Con este pequeño paso, los usuarios de Vuzoon se evitan los problemas con las suplantaciones de identidades.

Integridad de la documentación

Vuzoon también asegura, mediante sus protocolos de seguridad, que toda la documentación que se genera y se comparte en el sistema no se pueda modificar. Así, cuando se recibe alguna factura, por ejemplo, el receptor puede tener la seguridad de que los datos que hay en ella son los reales.

Sin implementación y para cualquier negocio

Otra de las ventajas de usar Vuzoon es que, por sus características, se adapta a las necesidades de todo tipo de negocio. Y, como tampoco requiere de implementación alguna, se puede empezar a hacer uso de él desde el momento en el que se generen las credenciales de uso.

Sin pagos anuales ni cuotas

Por último, merece la pena destacar que esta herramienta ofrece todas las funcionalidades de forma completamente gratuita, lo que alivia un poco las cuentas de las empresas que hacen uso de ella, ya que no representa un gasto más como sí pueden serlo otras herramientas similares.

Los diferentes tipos de firmas electrónicas ofrecen múltiples ventajas, tanto a empresas como a ciudadanos. Si bien es cierto que no todas ellas ofrecen el mismo grado de seguridad, ni sirven para lo mismo, sí se adaptan a las necesidades individuales. Por ello, conocerlas resulta esencial a la hora de usar la más adecuada en función de la operación a firmar.