Cualquier empresa o autónomo, sea cual sea su tamaño, puede realizar negocios y acuerdos comerciales con empresas de otros países. Al igual que ocurre en una transacción comercial dentro de nuestras fronteras, deberás registrar la operación a través de las facturas. Sin embargo, existen diferentes circunstancias que afectan a cómo debe ser esa factura.
Dependiendo del lugar exacto en el que se encuentre tu cliente deberás incluir o no impuestos. También existen cuestiones importantes en cuanto a registro de las operaciones y declaración de las mismas Hacienda. Cuestiones que debes tener en cuenta para evitar problemas con la Agencia Tributaria, pues deben darse a conocer mediante una serie de impresos o modelos que son distintos a los que se utilizan en las operaciones nacionales.
Por todo lo anterior, detallamos a continuación los casos más comunes de facturación fuera de los límites nacionales, y cómo debes actuar en cada uno de los casos.
Caso 1: empresa española factura a empresa europea
Dentro de esta situación existen dos posibilidades. Actualmente, en Europa existe un registro de empresas denominado VIES, en el que se encuentran todas las empresas autorizadas para facturar a otros miembros de la Unión Europea. Ya te adelantamos que, no es estrictamente necesario estar en este registro para hacer negocios con otras empresas del continente. Sin embargo sí es una opción interesante si vas a hacerlo de forma recurrente, puesto que facilita ciertos trámites y favorecerá una gestión de la contabilidad más sencilla.
Por tanto, explicamos brevemente cómo conseguir entrar en el VIES. En realidad, es bastante sencillo. Sólo tendrás que comunicar a la Agencia Tributaria tu intención de facturar a empresas de la Unión. Para ello, deberás enseñar algún email o factura proforma que certifique que, en efecto, tienes opciones y posibilidades reales de hacerlo, puesto que ya estás en contacto con clientes europeos que te han solicitado información.
Dependiendo de la Comunidad Autónoma en la que te encuentres, puede que recibas una visita de un Inspector, que te solicitará que muestres la mencionada información. Una vez solicitado el trámite, en un plazo de 14 días, recibirás una confirmación por carta de tu alta en el VIES.
A partir de aquí se abren dos posibles escenarios. Si la otra empresa también se encuentra dada de alta en este registro, no será necesario que emitas IVA en tus facturas con ese cliente. Sin embargo, a la hora de declarar, deberás utilizar los modelos 303 y 349 para especificar estas operaciones. Si, por el contrario, la otra empresa no está incluida en el VIES, deberás emitir la factura con normalidad. Es decir, incluyendo los impuestos oportunos que marque la normativa del IVA.
Para agilizar trámites y evitar problemas posteriores con Hacienda resulta interesante que declares en la factura sin IVA la razón por la que la operación se realiza de ese modo. Basta con colocar una frase al pie de la factura similar a esta: “El sujeto pasivo de la operación es el destinatario del mismo (inversión del sujeto pasivo)·. Con ello nos aseguramos de estar ejecutando la factura de forma perfectamente correcta de cara a Hacienda.
Caso 2: empresa española factura fuera de la Unión Europea
Esta segunda situación es mucho más sencilla de explicar. Fuera del continente no hay VIES ni un registro similar. A las operaciones de compra o venta fuera de Europa se las considera directamente como importaciones o exportaciones, y la normativa impositiva establece que en estos casos el emisor de la factura no tiene que incluir IVA.
