Ten cuidado si aún no has presentado las cuentas anuales del ejercicio, dicho trámite es uno de los más importantes para cualquier empresa. La Ley obliga a los administradores a inscribirlas en Registro Mercantil para su debida publicación; si no las presentas, corres el riesgo de recibir una sanción. Para realizar una tramitación correcta se deben cumplir varios puntos y, sobre todo, se debe saber cómo y cuándo hacerlo. A continuación, podrás observar toda la información respecto a las cuentas anuales…

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales son, básicamente, documentos que recogen y almacenan toda la información financiera de una empresa u organización. Dichos documentos reflejan la imagen fiel del patrimonio de una sociedad anónima o limitada, el resultado al ejercicio al que pertenecen y, como ya lo mencionamos, su actividad financiera.

Estas cuentas están formadas por diversos documentos:

  • La cuenta de pérdidas y ganancias.
  • El balance.
  • El estado de flujos de efectivo.
  • El estado de cambios en el patrimonio neto.
  • La memoria.

Las cuentas anuales deben realizarse cada doce meses obligatoriamente, salvo a casos puntuales, como, por ejemplo, la disolución de la empresa. Deberán estar firmadas por un administrador que confirma la veracidad de estos documentos.

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Como ya lo hemos dicho anteriormente, la Ley obliga a los administradores a presentar dichas cuentas en el Registro Mercantil para su debida inscripción y publicación. De esta manera, cualquier tercero puede acceder y conocer la situación financiera de la empresa. Utilizando estas cuentas, también podrás compararte con tus competidores y lograr hacerte una idea de qué lugar ocupas dentro del mercado.

¿Quién está obligado a presentar las cuentas anuales?

Cada doce meses, por Ley, las empresas deben presentar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. A continuación, puedes ver una lista de las empresas que están obligadas a hacerlo:

  • Sociedades anónimas.
  • Sociedades extranjeras con sucursal en España.
  • Sociedades colectivas.
  • Sociedades de responsabilidad limitada.
  • Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
  • Fondos de pensiones.

Por otro lado, cabe destacar que el código de comercio exime de presentar Cuentas Anuales a los empresarios individuales.

¿Cuándo se presentan las cuentas anules?

Las cuentas anuales deben presentarlas las sociedades mercantiles, y serán sus mismos administradores quienes tendrán que realizarlas e inscribirlas. Después de la firma del acta de formulación en junta tendrán un plazo de 1 mes para su presentación hasta el 30/07.

Dichas cuentas deberán estar firmadas por el propio empresario, si se trata de un comerciante individual. En el caso de sociedades comanditarias o colectivas serán los socios completamente responsables de la deuda social. Por último, en el resto de las sociedades mercantiles se encargará el administrador.

Todos los documentos que las conforman, deben presentarse en el Registro Mercantil, bien sea en formato papel o digital. Nunca en ambas modalidades.

¿Cómo es la Hoja COVID de cuentas anuales?

Una de las novedades más recientes dentro de las Cuentas Anuales es la Hoja COVID. Se trata de una declaración con datos importantes sobre cómo ha impactado la pandemia del Covid-19 a la actividad habitual de la empresa.

El estado considera que es de gran importancia conocer la repercusión del estado de alarma en las empresas debido a la pandemia. En el texto oficial se puede leer: ‘dicha hoja permite analizar a nivel granular empresarial los efectos de la pandemia y valorar las medidas de política económica puestas en marcha, lo que resultará de enorme interés para unidades ministeriales y áreas de investigación de la Administración pública a las que se dé acceso a estos datos’.

Sea de alto interés o no, lo cierto es que es obligatorio para todas las empresas cumplir al pie de la letra esta nueva declaración y debe depositarse junto a las cuentas anuales del ejercicio 2020, si la presentación se ha efectuado después de las 23:59 del día 26 de julio de 2021.

Información que contiene la Hoja COVID:

  • Información sobre el permiso retribuido recuperable. Porcentaje del personal temporal o fijo, acogido a permiso retribuido recuperable y su duración.
  • Información sobre ERTE. Solicitud de ERTE durante el ejercicio que haya sido impulsado por la pandemia. El motivo, el número de trabajadores antes del ERTE, número de trabajadores que se vieron afectados y fecha de inicio y fin.
  • Información sobre alquileres a terceros sobre si se han realizado concesiones, reestructuración de deudas, si se concedieron moratorias voluntarias a los arrendatarios, etcétera.
  • Detalles sobre bajas laborales. Porcentaje del personal fijo que se vio afectado por baja laboral debido al COVID-19.
  • Información sobre ayudas financieras públicas (se incluyen avales) para alquiler de un local para negocios.
  • Entre otros puntos relevantes.

¿Dónde se presentan?

Las Cuentas Anuales deben presentarse anualmente en el Registro donde la sociedad tenga estipulado el domicilio social para que queden depositadas, en otras palabras, no se devuelven al cliente.

Si no presentas las cuentas anuales, correrás el riesgo de sufrir el cierre de la hoja registral, por lo que no se podrán inscribir nuevos documentos en el Registro. Para reabrirla, hay que tener depositados los últimos tres ejercicios, como mínimo.

¿Quién aprueba las cuentas anuales?

Esta tarea está dentro de las responsabilidades de la Junta General Ordinaria, convocada al efecto, de accionistas y socios. En el caso de las sociedades unipersonales, esta aprobación le corresponde directamente al accionista o socio único con fecha límite de aprobación el 30/06.

La Junta General aprobará la gestión social por parte de los administradores, deliberará y acordará la aprobación de las cuentas anuales y la debida aplicación de resultados, por ejemplo, la distribución de dividendos.

¿Cuándo se deben aprobar las cuentas anuales?

Una vez formuladas 30/03 y dentro de los 6 meses siguientes al cierre de ejercicio social termina el plazo límite (30 de junio) para que las sociedades mercantiles aprueben sus cuentas anuales. De esta manera, si el ejercicio de tu pyme coincide con el año natural, tienes como fecha límite el 30 de julio para depositarlas en el Registro Mercantil.

¿Qué se hace con el resultado de ejercicios anteriores?

El resultado de los ejercicios anteriores comprende uno de los puntos a mostrar dentro de lo que es el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Dicho documento, recoge todo el cambio que pueda haber en el patrimonio neto de la empresa:

  • Reparto de dividendos.
  • Ampliaciones de capital.
  • Reservas.
  • Resultado de ejercicios anteriores.
  • Correcciones de errores.
  • Subvenciones.
  • Etcétera.

¿Dónde se ubican los dividendos en el balance general?

La única cuenta registrada que va en el balance general, antes de que se paguen a los accionistas de una compañía y cuando se declaran los dividendos, es el dividendo a pagar, la cual es una cuenta de pasivo. Sin embargo, después de pagar los dividendos, el dividendo a pagar se revierte y ya no está presente en el lado del pasivo del balance de la compañía. El efecto final del dividendo en el balance, es la disminución de las ganancias retenidas de una compañía y su saldo de caja, lo que termina significando una reducción en el tamaño del balance.

¿Qué es el libro de inventarios para cuentas anuales?

El libro de inventarios para cuentas anuales es uno de los libros de contabilidad obligatorios que todas las sociedades mercantiles deben llevar. Dicho libro es un documento contable que agrupa la valiosa información financiera de una empresa durante un ejercicio económico específico (generalmente anual) y en relación a sus bienes, derechos y obligaciones.

En conclusión, sin la existencia de las cuentas anuales, los inversores y empresarios no podrían valorar la situación que lleve cualquier empresa o, peor aún, no podrían valorar si invertir más en ella. De tal manera que, sin la existencia de estas, no habría inversores dispuestos a comprar y demandar inversiones y sería imposible para las empresas llegar a financiarse.