Todas las empresas sean del tipo que sean están obligadas a realizar facturas para justificar la venta de un producto o servicio. Todas ellas tienen unos datos obligatorios a especificar y unos requisitos que cumplir. Sin embargo, pueden ser de distintos tipos. ¿Quieres saber cómo realizar una factura? A continuación se explica qué datos son necesarios y se analizan cuatro de los tipos de facturas que existen.

Para empezar, una factura es un documento de carácter mercantil que incluye toda la información necesaria para realizar una transacción o compra venta de bienes o servicios. Este comprobante puede servir como garantía de un pago o la devolución del mismo y puede realizarse de forma manual y online.

Datos necesarios

Todas las facturas, sean del tipo que sean, deben incluir los datos que se mencionan a continuación:

1. Número y serie: La numeración de cada factura será será correlativa dentro de cada serie. Pueden haber series separadas en los siguientes casos: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas. En la mayoría de los casos que inicia una serie nueva para cada año.

2. La fecha de expedición.
3. Nombre y apellido, razón social o denominación social completa: Se incluirán tanto la del obligado a expedir la factura como la del destinatario de las operaciones.

4. Número de identificación fiscal: Este puede ser atribuido por la Administración española o por la de otro Estado miembro de la Unión Europea con la que se ha realizado la operación por parte del obligado a expedir la factura.

5. Domicilio: De ambas partes (del obligado a expedir la factura y la del destinatario de la operación).

6. El tipo impositivo del IVA: En el caso de que procesa también la del recargo de equivalencia. También habrá que incluir, si procede, el porcentaje de retención en el IRPF.

7. La cuota tributaria.

8. El importe total a pagar.

9. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan: Habrá que incluir la fecha en la que se haya recibido el pago, en el caso de que sea una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Tipos de factura

A continuación se muestran los tipos de factura más comunes, así como los métodos para poder realizarlas:

1. Pago: Es el documento que certifica el pago por un servicio o un producto. En el mismo el proveedor indica que el pago ha sido recibido y el cliente es conocedor de que el dinero a llegado al acreedor. Se podría resumir en que es un comprobante de pago tanto para el emisor como el receptor de la factura.


2. Abono: Esta refleja una devolución o descuento por razones como la mala gestión de un pedido o por la falta de satisfacción de un cliente. Esta se emite tan rápido como el encargado de emitir la factura tenga conocimiento de dicha rectificación.

3. En Excel: Las facturas en el Excel son aquellas que se realizan haciendo uso del programa Excel. Tienen la misma validez que cualquier otro tipo de factura siempre y cuando incluyan todo los datos obligatorios.

4. Electrónica: También conocida como factura digital o factura telemática, es el tipo de factura más usado, dejando en un segundo plano a las facturas de papel. El reglamento actual otorga el mismo tratamiento a la factura electrónica que a la de papel. Es más desde el año 2015 la Administración Pública y las grandes empresas están obligadas a utilizarla. Se consideran facturas mucho más seguras que el resto. Su almacenamiento es mucho más sencillo y llegan al instante al destinatario.

Los programas para hacer facturas más comunes son: los gratuitos, los de pago mensual, en Excel y las App. Mostraremos algunos ejemplos en cada uno de ellos.

En primer lugar, los programas gratuitos son los más comunes para aquellas empresas que no requieran de programas muy complejos. Empresas como pymes o autónomos hacen gran uso de este tipo de herramientas. Normalmente sirven para crear facturas, registrarlas, imprimirlas, realizar informes, enviar por correo electrónico la factura, generar PDF de los mismos o crear hojas de cálculo. Estos son algunos ejemplos:

• FactuSOL

• ContaSOL

• Contasimple

• MGest LITE

Por otro lado, también podemos encontrar programas de facturación de pago mensual. Son programas que están principalmente pensados para pymes y autónomos pero son válidos para cualquier tipo de empresa. La mayoría son programas de facturación que se instalan en el PC, tienen multipuesto y multiempresa u ofrecen la opción de la prueba gratuita. El precio de la versión más básica puede variar desde los 4 € hasta los 86 € en los ejemplos que se ofrecen a continuación.

Debitoor: Funciona con plantillas profesionales, todos los requisitos legales están contemplados y permite hacer el seguimiento de las facturas pagadas, impagadas y de las vencidas.

Ofipro: Permite enviar todas las facturas del mes en un mismo clic, cambia el precio de los productos masivamente y aplica promociones y ofertas al instante.

Factupyme: Se encarga de la gestión completa de la empresa tales como clientes, artículos o almacén.

Zoho Invoice: Permite enviar facturas, automatizar los recordatorios de pago y aceptar los pagos con tarjeta en línea.

A continuación se muestra como y cuándo realizar una factura en Excel, electrónica y de abono.

Cómo hacer una factura en Excel

Estos son los pasos a seguir para crear una factura en excel:

1. Abrir la interfaz de usuario

2. Escribir “facturas” (sin comillas) en el cuadro de búsqueda: Al filtrar por este criterio de búsqueda, aparecerán todas las opciones de plantillas de factura disponibles en la versión de Excel.

3. Elegir el formato de factura que se ajuste a las necesidades del negocio: La herramienta muestra diferentes tipos de factura, se debe elegir la que se ajuste a las necesidades del negocio.

4. Clic sobre el formato de factura seleccionado: Una vez elegido el formato, hay que hacer clic en el mismo y en el nuevo cuadro de diálogo que aparece, clic en el botón “Crear”.

5. Abrir el formato de factura seleccionado en Excel: Cuando se clica en el botón “Crear” se abrirá el formato de factura en Excel. Este incluye información que se puede editar con la del negocio.

6. Editar la información de la empresa: Hay que ubicarse en la parte inferior de la factura en la hoja “configuración de empresa” para agregar los datos de tu negocio. Cuando se cambien, se verán reflejados automáticamente en la factura.

7. Cambiar o agregar logotipo de la empresa: Uno de los objetivos de crear una factura en Excel es poder agregar un logotipo a la misma de tal forma que le dé un aspecto más profesional a la imagen de la empresa de cara a los clientes. Para cambiar o agregar el logotipo, hay que clicar sobre la opción “reemplazar con logotipo” y en el cuadro de diálogo que aparece hacer clic en la opción “reemplazar imagen”. Ahí hay que seleccionar la imagen de la ubicación donde la tengas almacenada y listo.

8. Cambiar formato de moneda: El formato de factura que viene por defecto en Excel tiene la configuración en Euros. Para cambiarlo, en el grupo “Número” de la cinta de opciones en la parte superior y hay que elegir la moneda del país que se quiera. Para que el cambio se aplique, hay que ubicarse en cada celda donde se vaya a hacer el cambio y elegir la moneda.

Cómo hacer una factura Electrónica

La factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y, desde Enero de 2013, reciben el mismo tratamiento.

La diferencia entre la factura en papel y la factura electrónica únicamente reside en que la transmisión de esta última es por medios electrónicos y telemáticos.

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Con la aprobación del nuevo reglamento de facturación para 2013, ya no es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, aunque sí que es recomendable hacerlo.

Hacer una factura de abono

Factura de abono o factura rectificativa es un tipo de factura usado para rectificar una factura ordinaria que contuviera algún error en sus datos, ya fuera el importe final, descuentos no aplicados o la devolución de un producto. Existen cuatro casos para emitir estas facturas:

• Si la factura no cumple con los requisitos legales de la normativa vigente.

• Si la factura no incluye el tipo impositivo de IVA que le corresponde.

• Si la intención de recuperar el IVA de una factura que no ha sido abonada.